Kun for designer: Brukerveiledning for konvertering til ulike formater via InDesign

For å bruke Fellespubliseringsmalen i Word er det nødvendig med en plug-in. Denne krever Windows. Har du kun Mac er det mulig å benytte en virtuell maskin (f.eks. Parallels).

Se video-opplæringen for Fellespubliseringsmalen for installasjonsveiledning.

1. Se over manus i Word og utfør rydding og stilsetting av avsnitt. Fjern ugyldige stiler.
2. Kjør Word-makro for opprydding. Den retter med ett klikk mange vanlige feil, legger på tegnstiler, og gjør prosessen generelt mye raskere.
3. Word-dokumentet lagres som .doc, slik at stilnavnene skal komme inn riktig i InDesign. Det er lurt at filen lagres som .doc og ikke .docx, ellers kommer stilene inn i InDesign med engelske navn og da blir det litt ekstra jobb med å bytte de etter import.
4. Åpne InDesign-maldokumentet, eller importer Paragraph Styles og Character Styles fra InDesign-maldokumentet. Utseende og layout kan endres fritt, men behold navnet på stilene da de skal stemme med stilene i Word-malen.
5. Importer Word-dokumentet ved å bruke File > Place…

• Marker all den importerte teksten og velg «Clear All Overrides» for å bli kvitt lokal formattering fra Word. Dette må også gjøres inne i alle tabeller.
  • Tips: For å fjerne overrides i fotnoter, bruk Find/Change: Søk etter stilen «Fotnotetekst» og erstatt den med stilen «Fotnotetekst».
• Behold navnene på stilene da stilene blir med tilbake til Word i slutten av prosessen. Utseendet kan endres fritt.
  • Hvis du vil lage en variant av en stil, lag en kopi av stilen og legg til eventuell beskrivelse til slutt i stilnavnet. For eksempel «Overskrift 1 – stor» eller «Normal – førstelinje». Det gjør det enkelt å vite hva de skal endres tilbake til senere i Word (det kan gjøres via en søk-og-erstatt-funksjon).
• Forsøk så langt det lar seg praktisk gjøre å jobbe i én sammenhengende tekstflyt i InDesign. Det gjør eksport til Word raskere, da dette bare fungerer med én og én tekstflyt. Objekter som ikke ligger i tekstflyten (f.eks. en løs tekstboks), må manuelt kopieres tilbake i flyten når det skal tilbake til Word. Dere må individuelt vurdere hva som er lettest/raskest per jobb.

1. Klikk i en Text Frame og marker alt innhold (Cmd/Ctrl-A).
2. Trykk File + Export og velg Rich Text Format (.rtf)
3. Nå lagres det en .rtf-fil av alt innhold i den markerte tekstflyten. Har du flere tekstflyter i dokumentet (f.eks. løse tekstbokser) må du manuelt eksportere disse separat eller samkopiere det før eksport.
   Tips: Har du flere tekstflyter (f.eks. en per kapittel), er det mulig å ta en kopi av InDesign-dokumentet ditt hvor du raskt knytter de sammen før eksport.
4. Åpne .rtf-filen i Word og lagre den som .docx.
5. Tilknytt Fellespubliseringmalen
6. Kjør Word-makro for opprydding (denne fjerner bl.a. alle overrides og myke bindestreker).
7. Kjør Stilopprydding. Bytt ugyldige stiler med gyldige stiler, for eksempel Overskrift 1_stor til Overskrift 1.
8. Sjekk alle auto-nummererte lister. Du må velge første oppføring i listen og velge at den skal starte på nytt på 1.
9. Sett inn nye raster-bilder av alle figurer.
10. Legg inn Alt-tekster på alle bildene.
11. Kontroller at bokser og tabeller ligger korrekt, og sett celle-alignment i tabeller.

• Dokumenter med utfallende trykk skal ha 3 mm bleed.
• Sort tekst i små tekststørrelser bør være definert med fargen [Black] i InDesign.

Omslag og rygg

Omslaget leveres som en separat fil eksportert som oppslag (spreads) og med rygg.

Ryggbredde avhenger av antall sider og papirtype. Vi trykker de fleste dokumenter med Olin 120 g, og i så fall ønsker vi at ryggen er ca. (0,075*Sideantall) + 1 mm (for limfres). Skal det trykkes på 80g papir ønsker vi en ryggbredde som er (Sideantall / 20) + 1 mm (for limfres). Det er mulig å bruke en ryggkalkulator som f.eks. verktoy.merkurgrafisk.no/#omslag

Innsiden av ryggen + 2,5 mm på hver side, skal være hvit (ingen farge) på dokumenter som skal limfreses. Dette for å sikre at limet sitter godt. Dette skal ikke gjøres på ryggstiftede hefter.

For ryggstiftede hefter må totalt sideantall være delelig med 4.

Svanemerket

Hvis DepMedia skal trykke dokumentet, skal Svanemerket settes på baksiden. Dette ligger innebygget i omslagsmalen, men kan også lastes ned her.

PDF for skjerm skal leveres sammen med den ferdige Word-filen for publisering på regjeringen.no.

• PDF-filen skal være versjon 1,6 eller nyere og tagget
• Bildeoppløsning/kvalitet kan vurderes per dokument for å holde filstørrelsen fornuftig.
• Dokumentet skal være eksportert som enkeltsider (ikke oppslag)
• Dokumentet skal ha bokmerker. Husk å slette bokmerker som kom fra Word!
• Metadata skal legges inn. Minimum tittel og utgiver/forfatter.
• Standard visningsvalg kan vurderes per jobb, men i utgangspunktet anbefaler vi «Fit Page».

• Innholdsfortegnelser skal være klikkbare.
• Linker skal være klikkbare (bruk Hyperlinks-panelet i InDesign for en rask sjekk på om de fungerer).
• Pass på at liggende sider er rotert korrekt.
• Sidetall i PDF-filen skal stemme med sidetall skrevet på sidene.

Det er ikke nødvendig å bruke ekstra tid på å optimalisere PDF-filene for skjermlesere siden fellespubliserings-dokumentene publiseres som HTML (og EPUB). For dokumenter som kun skal publiseres som PDF må dette likevel gjøres.