Klarering

Forespørsel om klarering må komme fra virksomheter som er underlagt sikkerhetsloven.

Om du er leverandør til en virksomhet som krever klarering, er det oppdragsgiver som skal sende klareringsforespørsler til Sivil klareringsmyndighet.

På denne siden kan du lese om kravene til forespørselen.

SKM ønsker å motta klareringsforespørsler via Nasjonal BEGRENSET nett

I forbindelse med forespørsler om klarering, ønsker SKM primært å motta dette via Nasjonalt begrenset nett (NBN) til vårt postmottak – postmottak@skm.nb-nett.no

I forkant oppfordrer vi dere til å sjekke nasjonalt register på NBN om hovedpersonen allerede har en gyldig klarering. Har dere ikke tilgang, kan dere kontakte Nasjonal sikkerhetsmyndighet for å opprette dette.

Husk å kvalitetssikre forespørselsskjema og personopplysningsblanketten før dette skannes inn til plattformen NBN. Skjemaene må fortsatt signeres for hånd i forkant, men kan gjerne skannes inn som én fil.

Vi ønsker at forespørslene sendes som én epost per henvendelse. Det er for å holde en god effektiviseringsflyt hos oss, da filene dataflyttes til annen plattform. Dette vil komme de anmodende virksomhetene til gode på sikt.

Fint om dere også kan merke eposten med følgende emnetittel:
Emne – virksomhetsnavn – Etternavn til hovedperson
Eksempelvis:
Forespørsel om sikkerhetsklarering – Anmoderdepartementet – Navnesen

Av personvernhensyn grunnet dataflytting, ber SKM dere om å unngå å skrive en felles begrunnelse eller ha andres navn i samme epost.

Avslutningsvis henstiller vi til å kvalitetssjekke den innskannede filen før den sendes over til klareringsmyndigheten. Dere må sørge for at alle sider er med, at sidene er skannet rett vei, og at kvaliteten er god. Forespørselsskjema, personopplysningsblankett og eventuelle vedlegg kan som sagt skannes i én fil.

Ved andre henvendelser, eksempelvis anmodning om prioritet, ønskes dette sendt i egen epost – kun én hovedperson per epost. Vi ønsker også at dette emnefeltet inneholder informasjon om hva henvendelsen gjelder og hovedpersonens etternavn.

Har dere behov for ytterligere informasjon kan dere sende spørsmål til oss via post@skm.stat.no.

Behov for klareringen må begrunnes

Virksomheten må begrunne og dokumentere hvorfor den som har tjenstlig behov trenger en sikkerhetsklarering.

Eksempler på slik dokumentasjon kan være;

• En beskrivelse av den ansattes arbeidsoppgaver, oppdrag eller prosjekt
• Stillingsbeskrivelse eller arbeidsinstruks
• En beskrivelse av sikkerhetstiltak som er gjennomført for å hindre at tilfeldige personer får tilgang til skjermingsverdig informasjon og/eller en beskyttet eller sperret sone. Du kan lese mer om dette i sikkerhetsloven § 8-1 og virksomhetsikkerhetsforskriften §§ 40 og 41

Begrunnelse og dokumentasjon skal skrives og legges fram på en måte som er forståelig for Sivil klareringsmyndighet. Unngå forkortelser eller fagterminologi, skriv gjerne korte setninger og gi eksempler der det er mulig.

Hvis forespørselen ikke er tilstrekkelig begrunnet og dokumentert vil forespørselen bli avvist.

Om SKM må kontakte virksomheten for å hente inn mer informasjon om forespørselen vil dette kunne forlenge saksbehandlingstiden.

Personopplysningsblanketten må være tilstrekkelig utfylt

Nyeste versjon av blanketten og veiledere finner du på nettsidene til Nasjonal sikkerhetsmyndighet.

Det er kun siste versjon av personopplysningsblanketten som skal brukes. Vi anbefaler derfor at du alltid laster ned blanketten fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet sine nettsider.

Virksomheten må kontrollere at blanketten er tilstrekkelig utfylt før den sendes til Sivil klareringsmyndighet. Hvis virksomheten kvalitetssikrer at blanketten er utfylt i tråd med det som står i veiledningene vil dette forenkle saksbehandlingsprosessen hos SKM og redusere risikoen for at SKM må hente inn ytterligere opplysninger.

Dersom virksomheten har tilgang til Nasjonal BEGRENSET nett, så anbefaler vi at denne brukes som forsendelseskanal. Utover dette så kan forespørsler sendes ved post, eller ved fysisk oppmøte.

Virksomheten beholder original forespørsel og blankett, og kopi sendes til oss. Det er viktig å huske at signatur av personopplysningsblanketten må skrives for hånd.

Vår postadresse er:

Sivil klareringsmyndighet
Postboks 100
1501 Moss

Bruk dobbel konvolutt og merk innerste konvolutt med «SKM PERSONKONTROLL».

Gratis e-læringskurs for leverandører

Nasjonal Sikkerhetsmyndighet har laget et gratis e-læringskurs for leverandører. Kurset gir deg som leverandør en innføring i hvordan du skal gå frem for å få en leverandørklarering, samt hvordan du går frem for å få personellet ditt klarert. Les mer og ta kurset gratis ved å trykke her 

Vi skal informeres om klareringsbehovet blir endret

Om det er behov for klarering på et høyere nivå skal virksomheten sende en ny forespørsel om klarering på ønsket nivå.

Hvis en av dine ansatte som er i en klareringsprosess, sier opp eller går inn i en annen stilling i virksomheten der de ikke lenger trenger en klarering, er det viktig at dere melder ifra til oss. Denne meldingen kan sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET nett, avhengig av sensitiviteten på innholdet.

Det er viktig at vi informeres om dette da vi kun har lov til å gjennomføre personkontroll når det er et faktisk behov for en klarering. Ved å gi oss beskjed bidrar du også til at saksbehandlingen vår går raskere, og at vi har oppdaterte registre.

Prioritering av klareringssaker

En sak prioriteres etter den samfunnsmessige betydningen som saken har. Eksempler kan være at saken er viktig for å opprettholde samfunnskritiske funksjoner eller at uteblitt klarering fører til konsekvenser for stats- og samfunnssikkerheten.

Hvis deres virksomhet har behov for å få en sak prioritert kan dere sende oss en beskrivelse av hvorfor saken bør prioriteres. For at vi skal forstå hvilke saker vi skal prioritere foran andre er vi avhengig av å forstå betydningen saken har. Vi ber om at det vises en nøkternhet med tanke på henvendelse om prioritet.

Begrunnelsen skal sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no, eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET nett(NBN) avhengig av sensitiviteten på innholdet.

Forespørsel om fornyet klarering må sendes i god tid

En klarering er gyldig i maksimalt 5 år. Hvis klareringen av en ansatt er i ferd med å gå ut kan virksomheten sende en forespørsel om å fornye klareringen. Informasjon om dette finner du i personopplysningsblanketten og veilederen.

Det er viktig å sende inn den oppdaterte personopplysningsblanketten i god tid slik at vi kan behandle saken før klareringen går ut. Vi anbefaler å sende forespørselen senest 6 måneder før klareringen går ut.

Behovet for klarering skal begrunnes og dokumenteres også ved fornyet klarering.

Forhold som kan gi lengre saksbehandlingstid

Behandlingstiden av en sak vil variere avhengig av sakens innhold og hvilke saksskritt som må gjennomføres. Om vi må hente inn ytterligere informasjon eller dokumenter fra andre kilder er det sannsynlig at saken vil ta lengre tid å behandle – spesielt om vi må hente informasjon fra andre land enn Norge.

Det kan være flere årsaker til at slik informasjon er krevende å få tak i. Eksempler kan være at brev må sendes over landegrenser, eller håndteres av bestemte personer som ikke er tilgjengelig. I noen tilfeller er det opplysninger fra den som skal klareres som det tar tid å hente inn. Desto grundigere opplyst en sak er i utgangspunktet, jo mindre tid vil vi bruke på tidkrevende sakstrinn.

Det kan også være juridiske forhold som gjør det vanskelig å få tilgang til informasjon, språklige barrierer for utenlandske kilder eller viktige samfunnshendelser som gjør at instansene vi er i kontakt med må prioritere andre oppgaver.

Om vi ser det som nødvendig å gjennomføre en sikkerhetssamtale for å opplyse saken kan dette også påvirke saksbehandlingstiden, siden dette forutsetter at den som skal klareres er fysisk tilgjengelig for samtalen. Klikk her for å lese mer om sikkerhetssamtaler.

 

Relevante lenker

Sikkerhetsloven (lovdata.no)
Virksomhetsikkerhetsforskriften (lovdata.no)
Klareringsforskriften (lovdata.no)