Det kan være lurt å lage sjekklister til eget bruk i forbindelse med forflytning til/fra utenriksstasjon. De er gode hjelpemidler for å huske alt som skal gjøres i forbindelse med forflytningen. Skriv den ut, og kryss av etterhvert! Hør også gjerne med stasjonens familieliaison om stasjonen har utarbeidet en lokalt tilpasset sjekkliste for tjenestestedet du skal flytte til.
lfa Mobility Norway (Alfa Moving) flytter til/fra og mellom utenriksstasjoner for alle geografiske områder.
Alle varer må sendes til: Eikenga 33, NO-0579 Oslo.
Benytt digital registrering til speditøren: https://book.alfamoving.com/udno. Bestilling kan kun gjøres av den som er UD-ansatt eller av den som skal tiltre som UD-ansatt på en utenriksstasjon.
Kontrakt om oppdrag er inngått når leverandøren har mottatt utfylt digital flytteskjema fra den ansatte.
Lokal agent i utlandet skal ikke benyttes. Flyttekoordinator i Norge skal være hovedkontakt i forbindelse med hele organiseringen av flyttingen.
Utenriksinstruksens Kap. 15 §5 – fastslår at utsendt tjenesteperson ved forflytning til utenrikstjeneste får dekket etter regning utgifter til flytting av sin og familiens eiendeler etter gjeldende normer som fastsettes av Utenriksdepartementet.
Tjenestegjøringen må vare i minst to år for at reise- og flytteutgifter skal dekkes, dersom det ikke foreligger særskilte omstendigheter som departementet finner å kunne ta hensyn til.
Så snart en flytting er kjent for tjenestepersonen, må skjemaet «Registrerings- og navneskjema for flyttegodset» fylles ut og sendes via UDs Serviceportal Alt om HR/Medarbeiderstøtte/Flyttegods. Skjemaet danner grunnlag for utregning av flytte- og lagervolumrammer fastsatt av UD.
Arbeidsgiverenheten v/Boberg må orienteres hvis tjenestepersonens familiesituasjon er endret etter tiltredelse, slik at volumrammen kan justeres tilsvarende i forbindelse med hjemflytting eller flytting til ny utenriksstasjon.
Volumrammer
| Utestasjonering over to år | Eget volum | Medfølgende partner | Hvert medfølgende barn |
| UMØBLERT (til Europa og Nord-Amerika) | 40,0 | 10,0 | 2,5 |
| MØBLERT (til Sør- og Mellom-Amerika, Afrika, Asia, Australia) | 13,0 | 3,5 | 1,0 |
Medfølgende barn for flyttinger til/fra Afrika får dobbel barnevolumramme.
Stasjonssjefer har en flytte- og lagergods volumramme som for «umøblert» bolig uansett hvor i verden flyttingen går til. Volumrammen fordeles fritt mellom flyttegods og evt. innsetting av gods på langtidslager hos speditør.
Skal tjenestemannen flytte fra utenriksstasjon med umøblert tjenestebolig til utenriksstasjon med møblert tjenestebolig, skal volumrammer for møblert stasjon følges, mens restvolum (opp til umøblert) sendes til Norge for lagring under utetjeneste.
Ved forflytning fra møblert til umøblert tjenestebolig gjelder volumramme for møblert mellom stasjonene, mens differansen opp til volumramme for umøblert flyttes fra lager i Norge.
Volumramme for Umøblert bolig benyttes som Max. volumramme som da fordeles på Max. flyttelass til den gjeldende destinasjonen, og lager i Norge. Dette gjelder for alle utsendte. Hvis det medbringes mer gods på flyttingen, eller lagres mer gods en den flytte- og lagervolumramme som er gitt av arbeidsgiver, betales dette privat.
I hht. UDs retningslinjer skal det bare sendes ett flyttelass for tjenestemannen. Det er imidlertid vanlig at departementet har en fleksibel holdning til å dele flyttelasset grunnet samlivspartners yrkeskarriere, barns skolegang eller liknende. Dette må forhånds godkjennes av departementet ved Enhet for fellestjenester.
Flyttegodset skal bare inneholde tjenestemannens personlige eiendeler. Det er ikke anledning til å medbringe ting for andre i flyttelasset. Dette gjelder uansett om det er «ledig volum» eller ikke i flyttelasset.
Når registrerte samboere/ektefeller skal jobbe på samme ambassade/delegasjon, gis det 1 1/2 flytte- og lagervolumramme.
Se Excel-ark for utregning av hva du får dekket av flytte- og lagergods
lenken funker ikke for eksterne
Flyttebyrået skal foreta all pakking av godset. Møbler som blir demontert ved pakking skal monteres av flyttebyrået/agenten. Nye varer, f.eks. flat pakkede møbler, kan ikke kreves montert av flyttebyrået.
UD dekker utgifter til rengjøring av bolig ved utflytting. Dette gjelder både ved utflytting av bolig i Norge og ved utflytting av tjenestebolig i utlandet.
Rengjøring bestilles og tidspunkt avtales av den enkelte tjenestemann i direkte kontakt med byrået.
Det er en forutsetning at boligen er helt tom for møbler, inventar og annet løst utstyr. Rengjøringsbyrået skal foreta vanlig storrengjøring.
Rydding og vask av loft, kjeller, terrasse/balkong o.l. og leie av avfallscontainer og bortjøring av avfall dekkes ikke.
Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Det er forbudt å kjøpe renholdstjenester fra virksomhet som ikke er godkjent.
For bestilling av rengjøring, se Arbeidstilsynets nettsted.
Utgiften for flyttevask betales privat for deretter å sende utgiftsrefusjon i SAP.
Den utsendte finner detaljert informasjon om hvordan refusjonskrav skal fylles ut på UD Intra:
Benytt utgiftstype ZFU. Kostnadssted 330310 K-element 5: 1145.
K-element 4: 010001.
Se informasjon om utgiftsrefusjoner på UDintra.
Ovenstående bestemmelser gjelder for tjenestemenn som flytter fra UD til utenriksstasjon. Ved utflytting av tjenestebolig i utlandet benyttes lokalt byrå etter anvisning fra stasjonen, og utgiftene dekkes over stasjonens driftsbudsjett.
Det er viktig å merke seg at rengjøring ikke dekkes av UD ved innflytting i egen bolig ved hjemreise fra utenriksstasjon.
Ved innførsel av flyttegods fra utlandet til Norge skal skjema for innførsel av flyttegods fylles ut. Skjemaet ligger på Tollvesenets internettside (www.toll.no). Skjemaet skal følge flyttelasset.
Tjenestemannen må selv finne ut hvilke dokumenter som er nødvendige for innførsel av flyttegods til andre land. Vedkommende utenriksstasjon kan være behjelpelig med å fremskaffe og vite hvilke dokumenter som må fremlegges myndighetene i tiltredelseslandet. Sjekk også stedsrapporten for mer informasjon.
Minn gjerne stasjonen om oppfølging-/oppstarts-prosessen ved ankomst av flyttegodset ditt. (Fremlegging av dokumentasjon for lokale myndigheter.)
Flyttegodset kan ikke ankomme destinasjon før du selv er på plass og du har fått din diplomatiske status. Dette iht. de enkelte lands tollregler for diplomatforsendelser.
Mva-refusjon er en tjeneste som flyttebyrået utfører for sine kunder ved flytting ut av
Norge. For å kunne utføre denne tjenesten trenger flyttebyrået ditt personnummer og et kontonummer hvor refusjonen skal settes inn.
Det er innført strengere prosedyrer ved utsendelse av flyttegods til utlandet. Be om utfyllende lister fra speditør om hvilken type varer/gjenstander dette gjelder.
Sykkelbatterier og batterier generelt er det store vansker med å få sendt til/fra utlandet. Det har blitt strengere år for år.
Hvis speditør eller agent i utlandet skal laste dette med flyttegods, må speditør bestille en spesiell container. Dette fordyrer flyttingen.
Det må også fremlegges bilder av batteri, som viser at de på ingen måte er skadet. Dersom de er skadet, vil rederi/transportør nekte å ta med disse.
Speditør har ingen myndighet til å overprøve rederiets/transportørens beslutning.
Vi ber også om at dere rådfører dere med speditøren om transport av blant annet alkoholholdige varer, da dette er problem til/fra og mellom enkelte land.
Det er ikke tillatt å sende bil, motorsykkel eller båt i flyttelasset uansett om det skulle være plass i containeren. Dette gjelder også ved hjemflytting. Hvis motorkjøretøy eller båt skal eksporteres/importeres finnes utfyllende informasjon om dette på Tollvesenets internettside (Toll.no)
Flyttegods samlastes for flere utreisende/hjemreisende der dette er aktuelt. M.a.o. så går ikke alltid ditt flyttegods med egen transport. Det kan her forekomme noen forsinkelser.
Medisiner skal ikke pakkes i flyttegodset, men tas med i håndbagasjen. Husk dokumentasjon for dette.
Det er volatile forhold i verden, og uforutsette hendelser kan skje som påvirker både forsendelsene og situasjonen på tjenestestedet. Vær derfor bevisst på hva du tar med i flyttelasset ditt av personlige eiendeler, spesielt med tanke på verdifulle gjenstander eller gjenstander av stor affeksjonsverdi.
Det innføres, pr. primo 2026, en volumramme på 5 kubikkmeter (cbm) for flyfrakt. I tillegg kan det legges til 1 cbm pr. barn som medfølger til utenstasjonering.
Dette vil gjelde destinasjoner i Asia, Afrika, Sør- og Mellom-Amerika (ikke USA og Canada) og Oceania.
Ved forsendelse med flyfrakt så er det både antall kilo og volum som bestemmer prisen for frakten, og ikke bare antall kubikkmeter, slik som ved sjøfrakt. For å redusere kostnader, så presiseres det at følgende gjenstander som hovedregel ikke skal medbringes som flyfrakt:
- Store og lange bord/ bordplater
- Piano
- Store treningsapparater
- Pengeskap
- Hyller/skap som ikke kan demonteres og som er større en 150 cm
- Sofa og seng (som ikke kan demonteres)
- Store og tunge andre møbler
- Store speil og malerier (større enn 150 cm)
- Veldig sårbare gjenstander som er spesiallaget
Pr person kan det medbringes 92 kg bagasje fordelt på 4 kolli, inkludert bagasjen i flybilletten, avhengig av hva som er tillatt hos de ulike flyselskapene.
Ekstra bagasje må forhåndsbestilles direkte hos flyselskapet dersom det er behov. Overvekt kjøpt på flyplassen dekkes ikke.
Her er det lurt å pakke med seg det mest nødvendige i påvente av flyttelasset.
Gjenstander som ønskes sjekket inn som bagasje og som blir avvist på flyplassen, er den enkeltes ansvar å håndtere.
Spørsmål om flybagasje og hotellopphold rettes til HR-seksjonen ved Arbeidsgiverenheten.
For tjenestemenn som skal flytte inn i en møblert (85 prosent) bolig, og som ønsker å lagre gods under tjenestegjøringen ute, dekker departementet utgifter til lagerleie i henhold til volumramme for dette.
Ved flytting til umøblert bolig dekkes kostnad for lagring av differansen mellom volumramme og det faktiske flyttevolum. Koordinering av levering til og utkjøring fra lager gjøres av vedkommende flyttebyrå og avtales direkte mellom disse og tjenestemannen selv.
Gods på langtidslager beholdes der det først ble lagret, så lenge du er utestasjonert.
For gods som er lagret i Norge under utetjeneste dekkes forsikring for 6 måneder ved utreise og 3 måneder ved hjemkomst. Utover dette må tjenestemannen dekke forsikring selv. Mange flytter sin innboforsikring til å gjelde det lagrede godset, eller tegner en ny forsikring for dette.
Det anmodes om å være kritisk til hva som settes på lager før utestasjonering.
Kast eller gi bort ting som du allikevel ikke mener at du kommer til å nytte deg av senere.
Ved retur til Norge, dekker UD kun lagerleie i 3 måneder etter at flyttegodset er ankommet.
UD dekker èn innkjøring til lager og èn utkjøring. Eventuelle deluttak må bekostes privat. Utkjøring fra langtidslager til bopel, dekkes kun inntil 1 år etter hjemkomst.
UD har en fellespolise hos If Skadeforsikring for forsikring av flytte- og lagergods og utgiftene dekkes av departementet i henhold til fastsatte forsikringsrammer. Rammen er NOK 1,3 mill.
Tjenestemenn som ønsker å forsikre utover maksimumsrammene skal ta direkte kontakt med If Skadeforsikring v/Kari Steinlein, tlf. 934 03801 mail: iftrans@if.no. Premie for overskytende forsikringsbeløp blir fakturert direkte fra If Skadeforsikring og utgiftene dekkes av tjenestemannen.
Enkeltgjenstander eller grupper av gjenstander til en verdi av NOK 100.000,- eller mer skal imidlertid alltid oppgis til forsikringsselskapet. Smykker, bunadssølv og ordener omfattes ikke av transportforsikringen.
Ved eventuelle skader på flyttegods tas direkte kontakt med IF Skadeforsikring e-post: bedriftskade@if.no
Fremgangsmåten fremgår av Ifs informasjonsskriv i vedleggene:
- Enkle regler ved mottak av flyttegods (Word)
- Infoskriv ved benyttelse av forsikringsavtale (Word)
- Liste eiendeler (Excel)
Liste over eiendeler som meldes skadet fylles ut på forhånd ved innmelding.
Følgende defineres ikke som flyttegods og er ikke forsikret: Matvarer, alkohol, våpen og kjøretøy.
Forsikringen begynner å gjelde:
- når flyttelasset forlater sin lagrings-/oppbevaringsplass for direkte lasting i transportmiddel på det sted den forsikrede transporten starter.
- Fortsetter under transport inkl. mellomlagring som utgjør en naturlig del av transporten, samt under tilhørende lasting, omlasting og lossing.
- Opphører når flyttelasset blir utlevert til mottaker.
Kostnader som dekkes over reiseregningen
- Forhåndsbetalt flybagasje – i henhold til avsnittet ovenfor om flybagasje.
- Tips til flyttemannskap i utlandet. Evt. tips betales ihht. det som er vanlig på stedet.
Kostnader som må dekkes av tjenestemann
- Omforming og montering av elektrisk utstyr i tjenestebolig, ved flytting til utlandet/ fra utlandet.
- Flyttegods som medtas utover flyttevolumrammen som er tildelt.
- Ekstrakostnader fordi en ikke har tid til å ta imot flyttegods, som planlagt med speditør/agent, dekkes av en selv eller stasjonen.
- Fraviker tjenestemann fra opprinnelig avtale om flyttedato med speditør og forsinker denne, skal vedkommende bære den ekstra kostnaden selv.
- Deluttak fra langtidslager bekostes av tjenestemannen. Unntak er ved stillingsskifte og flytting mellom stasjoner, dvs. 3. landsflytting. En har da mulighet til å sette inn på lager, eller ta ut gods fra lager for forsendelse til ny stasjon.
- Momsrefusjon av nyinnkjøpte varer på utførsel. Speditør foretar selve utførselen av varen, men det er butikken, som det er handlet i, som er ansvarlig for å refundere momsen tilbake til tjenestepersonens konto.
- Import av alkohol til Norge
- Tips til flyttemannskap i Norge
UD refunderer ikke utgifter forbundet med vaksinering, transport, karanteneopphold eller likende for kjæledyr.
Hva gjelder evt. flytransport har flyselskapene noe ulik praksis med hensyn til krav til transportkasse, størrelse osv. Ta derfor kontakt med angjeldende flyselskap i god tid før avreise for avklaring av praktiske spørsmål rundt transporten.
Når det gjelder innførsel av kjæledyr til Norge vises til Mattilsynets nettsted (www.mattilsynet.no).
Det anbefales å ta kontakt med utenriksstasjonen eller vedkommende lands ambassade for nærmere opplysninger om regler ved innførsel av kjæredyret til tjenestelandet.
Følgende personer vil være kontaktpersoner på oppdragene:
| Oversjø: Christian Brustad | +47 930 61 503 | christian.brustad@alfamoving.com |
| Europa: Magnus Madsen | +47 976 07 885 | magnus.madsen@alfamoving.com |
| Alfa Moving | + 47 63 87 13 00 | oslo@alfamoving.com |
Det oppfordres til å svare på kundeundersøkelsen som speditør sender ut etter endt flytting. Denne informasjonen deler speditør med UD.