Husbankdirektøren mener digitalisering gir store muligheter for tjenesteutvikling, intern samordning og effektivisering. I dette intervjuet deler han Husbankens erfaring med digitalisering, og gir sin vurdering av digitaliseringstiltakene innenfor rammen av Program for bedre styring og ledelse i staten. Det er Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) som er ansvarlig for drift og gjennomføring av alle de tre tiltakene; kompetansetiltak i strategisk bruk av IKT for toppledere, Digitaliseringsrådet og Medfinansieringsordningen. Han gir også tre gode råd til andre toppledere i staten som ønsker å få fart på digitaliseringen og flere vellykkede digitaliseringsprosjekter.
Bård Øistensen i Husbanken.
Foto: Husbanken
Hvordan jobber Husbanken for å utvikle og digitalisere sine tjenester?
Vi har som mål å være en framoverlent etat som tilbyr gode og effektive løsninger til våre kunder og samarbeidspartnere, og brukervennlige tjenester til innbyggerne. Digitaliseringen er et helt sentralt element i moderniseringsarbeidet vårt, og en forutsetning for å nå de boligpolitiske målene. Arbeidet er ressurskrevende. Derfor jobber vi med å forenkle og effektivisere arbeidet vårt på andre områder, for å frigjøre ressurser til de viktigste satsingsområdene.
Min viktigste oppgave som direktør i Husbanken er å sikre at vi prioriterer de oppgavene som gir høyest måloppnåelse. Deretter er det å sørge for at vi har et styringssystem som sikrer vellykket gjennomføring av prosjekter. I tillegg skal jeg synliggjøre at digitalisering av tjenester og arbeidsprosesser er solid forankret.
IKT-satsingen vår er blant annet godt forankret i Husbankens ledergruppe som består av regiondirektører og kontordirektør i Drammen. De siste årene har oppmerksomheten om IKT-utviklingen fått mye større plass hos ledergruppen enn tidligere.
Vi har i tillegg etablert en egen utviklingsledelse for IKT som følger moderniseringsarbeidet tett og rapporterer direkte til meg. Vi har hevet kompetansen både hos ledere og medarbeidere, innenfor områdene IKT-styring (herunder porteføljestyring), prosjektgjennomføring og prosjektarbeid. Vi er opptatt av å lære underveis i prosessene, slik at vi stadig kan forbedre oss. Moderniseringsarbeidet foregår gjennom et tett samarbeid mellom fag- og IT-siden.
Opplever du at digitaliseringsarbeidet gir nye muligheter og utfordringer knyttet til styring, ledelse og samordning?
Digitalisering generelt gir store muligheter for utviklingen av tjenestene våre, spesielt rettet mot kommunene. I tillegg gir det muligheter for intern samordning og effektivisering.
En stor utfordring er å få kommunene til å utnytte fordelene som digitaliseringen gir. Mange av gevinstene av digitaliseringen realiseres først når kommunene tar tjenestene i bruk.
Samarbeidet om utviklingen av digitale arbeidsprosesser og tjenester har også videreutviklet dialogen vår med KMD. Vi har etablert en plattform for godt samarbeid. Fra tid til annen kan det være utfordringer knyttet til å formidle og få forståelse for størrelsen på nødvendige bevilgninger. Digitalisering gir oss over tid muligheten til å lage en slankere og mer effektiv Husbank. Samtidig krever det penger, og det kan være utfordrende å be om store beløp til tiltak som først vil gi avkastning noen år frem i tid.
Digitaliseringsarbeidet påvirker også forholdet vårt til andre departementer og etater. I strategien Bolig for velferd står samarbeid på tvers av velferdsetatene helt sentralt. Sammen med Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet, Helsedirektoratet, Kriminalomsorgsdirektoratet og Arbeids- og velferdsdirektoratet planlegger vi lansering av den tverrfaglige og digitale Veiviser Bolig for velferd mot slutten av 2016.
Hva er du mest fornøyd med i digitaliseringsarbeidet Husbanken har gjennomført så langt, og hvor tror du det største forbedringspotensialet ligger?
Jeg er godt fornøyd med at vi har fått opp gode styrings- og prioriteringsmekanismer innenfor digitaliseringsarbeidet. Vi har i stor grad vektlagt samspillet mellom egne og innleide medarbeidere, slik at Husbanken hele tiden har hånden på rattet. Jeg er også meget godt fornøyd med det gode og tette samarbeidet mellom fagside og IT. Fagsiden har tatt et tydelig strategisk og operativt eierskap til de digitale løsningene. Dette sikrer en brukerorientert utviklingen som understøtter måloppnåelsen til Husbanken.
Når det gjelder konkrete løsninger, er jeg spesielt stolt av e-søknad bostøtte, som både fikk pris for årets digitale tjeneste fra Difi og DOGAs merke for god design. Vi ser at løsningen tas i bruk av stadig flere. Det betyr at kommunene i økende grad får frigjort arbeidstimer som de kan bruke til annet viktig arbeid.
Vi har også utviklet viktige løsninger til internt bruk. Dette er løsninger som gir støtte til saksbehandling, letter samarbeidet på tvers av fagområder og kontorer og gir bedre og underlag for gode analyser og videreutvikling av virkemidlene våre.
Det ligger et stort potensial i å ha enda større oppmerksomhet på å ta ut gevinster i kommunene. Å få kommunene til å ta i bruk e-søknad bostøtte har vist seg å være tyngre enn først antatt. Dette er noe vi tatt av lærdom av, og som vi jobber med fram mot lansering av e-søknad startlån.
Husbanken har benyttet seg av alle de tre digitaliseringstiltakene innenfor rammen av Program for bedre styring og ledelse i staten. Hva er din vurdering av disse tiltakene?
Difis kompetansetilbud i strategisk bruk av IKT-kompetanse for toppledere ga meg nyttig innsikt i utfordringer og løsninger. Å høre om andres erfaringer gir meg en bekreftelse på at vi i stor grad møter de samme utfordringene. Jeg kan på det sterkeste anbefale andre ledere å delta i kompetansetiltaket.
Møtet med Digitaliseringsrådet var veldig positivt. Vi fikk synliggjort noen av de utfordringene vi står overfor og vi fikk gode råd for veien videre. Samtidig fikk vi også en bekreftelse på at måten vi har rigget moderniseringsarbeidet vårt på, er god og solid.
Vi synes det er veldig flott at det har blitt etablert en Medfinansieringsordning for små og mellomstore digitaliseringsprosjekter. Vi mener det er helt avgjørende for at mindre tiltak, som ofte taper i konkurransen mot de store, kan gjennomføres på en vellykket måte. Vi har lagt mye arbeid i søknaden om midler til Veiviser Bolig for velferd og vi har godt håp om å nå fram med den. Midlene vi har søkt om er svært viktige for at vi en vellykket gjennomføring av dette prosjektet.
Mye tyder på at offentlig sektor fremover må håndtere både trangere budsjettrammer og større utfordringer. Tenker du digitalisering kan være løsningen på dette, og hvilke konsekvenser kan det få?
Vi ser klart for oss konsekvensene av dette og at det kan føre til endringer i organiseringen i Husbanken. Endringene vil påvirke både bemanning og hvordan lokale tjenester skal utøves i fremtiden.
Digitalisering gir mulighet for å automatisere og forenkle arbeidsprosesser, både knyttet til saksbehandling og spredning av kunnskap. Elektroniske søknader og Veiviser Bolig for velferd er eksempler på dette. For å få effekt av digitaliseringen må man tenke nytt i både arbeidsdeling og arbeidsutførelse. Teknologi endrer forretningsmodeller i samfunnet, og det må offentlig sektor også ta innover seg.
Har du tre gode råd til andre toppledere i staten som ønsker seg flere vellykkede digitaliseringsprosjekter?
- Lag en langsiktig plan som kan gjennomføres trinnvis. På den måten kan mindre tiltak gjennomføres dersom finansiering til de store prosjektene uteblir. Jobb også trinnvis med å synliggjøre gevinster og kostnader, slik at det kan etableres gode satsingsforslag og søknader om finansiering.
- Skap gode prosesser for å prioritere de riktige prosjektene. Husbanken har innført porteføljestyring, noe jeg anbefaler andre å ta i bruk.
- Etabler gode prosesser for gjennomføring av prosjekter. Husbanken har etablert en prosjektmodell basert på Difis prosjektveiviser, samt en gevinstrealiseringsprosess som setter prosjektstyring og virksomhetsstyring i sammenheng. Dersom virksomheten skal klare å ta ut gevinstene som digitalisering medfører må dette være i fokus helt fra start, og i alle faser av et prosjekt. Deretter må avtalte gevinster følges opp som en del av virksomhetsstyringen etter at prosjektet er avsluttet. Det vil bli umulig å ta ut potensielle gevinster dersom dette ikke har oppmerksomhet hele veien. I prosjektet er det viktig, i tett samarbeid med linjen, å beskrive hvilke gevinster som skal realiseres og hvordan de skal tas ut. Særlig når gevinstene skal realiseres i andre virksomheter enn i ens egen, for eksempel kommunene. I Husbanken har vi tatt i bruk forpliktende gevinstavtaler for å kunne følge opp og realisere interne gevinster.
Om Husbanken:
Husbanken er statens sentrale organ for gjennomføring av boligpolitikken og en underliggende etat av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Husbanken har tre hovedmål:
– Raskere boligbygging og gode byggkvaliteter
– Vanskeligstilte skal kunne skaffe seg og beholde en egnet bolig
– Forvaltningen av bolig- og bygningssektoren skal være effektiv og brukerrettet