Det finnes et handlingsrom for effektivisering i staten. Men, handlingsrommet bør både utvides og utnyttes bedre. Dette fastslår Difi’s rapport «Nøklene til handlingsrommet», som ble lansert på Forvaltningskonferansen i november 2016.
God ledelse i omstillingsprosesser utgjør en stor forskjell. Målet med denne rapporten er å frembringe ny kunnskap om handlingsrommet og virkemidlene statlige ledere har for å effektivisere og utvikle virksomheten.
Rapporten er tydelig på at faktorer som fremmer lederes muligheter til effektivisering er ytre press i form av budsjettkutt, støtte fra overordnet departement, en tydelig toppledelse som driver omstillingsprosessen fremover og bruk av teknologi.
Rammebetingelser og særtrekk i offentlig sektor som virker hemmende er manglende kultur for å gjennomføre endringer som krever nedbemanning, omfordeling av ressurser eller flytting av medarbeidere. Andre utfordringer er detaljstyring og manglende politiske prioriteringer, fraværet av insentiver, samt manglende endringserfaring hos ledere og usikkerhet i arbeidsgiverrollen.
Rapporten peker på tre nøkler for gi ledere nødvendig handlingsrom for å møte behovene for endring som er skissert i blant annet Produktivitetskommisjonens rapporter og Perspektivmeldingen:
Den første nøkkelen er å styrke koblingen mellom sentralt initierte og lokalt initierte effektiviseringstiltak. Det vil gi større kraft til å gjennomføre effektiviseringstiltak når virksomhetens og departementets initiativ trekker i samme retning, og når de er i tråd med politiske prioriteringer. Bedre styring og en mer tillittsbasert forvaltning er en viktig rammebetingelse for dette.
Den andre nøkkelen er sentral tilrettelegging for effektivisering. Effektiviseringspotensialet kan være ulikt mellom sektorer, og systematiske sektoranalyser kan brukes som et verktøy for å avdekke mulighetene. Det er avgjørende å øke det forvaltningspolitiske trykket, med innsats rettet mot en sterkere kobling mellom styring og ledelse, og mellom finanspolitikk og forvaltningspolitikk. Rapporten etterlyser sterkere samordning, samt klarere føringer på digitaliseringsområdet. Det er også behov for å bringe effektivisering gjennom fellesløsninger og styrking av arbeidsgiverrollen i fokus.
Den tredje nøkkelen til økt handlingsrom er ledere som skaper kultur for endring, gjennom å kontinuerlig forbedre arbeidsprosesser og motivere medarbeidere til å endre arbeidsform og arbeidsoppgaver i tråd med virksomhetens behov. Særlig toppledelsen har et ansvar for å utvikle en kultur for endring, og det etterlyses at departementene er mer offensive i denne utviklingen.
Målsettingene innen Program for bedre styring og ledelse i staten svarer på flere av de problemstillingene Difi skisserer i sin rapport. Programmet jobber for økt resultatorientering og gjennomføringskraft i statsforvaltningen, gjennom å redusere detaljstyringen og øke handlingsrommet for virksomhetene. Handlingsrommet som skapes må møtes av ledere som evner å håndtere nye krav. Tiltakene i programmet har som mål å hjelpe lederne til dette. Samtidig gir Difis rapport mange gode råd og innspill som vi vil ta med oss i oppfølgingen og videreutviklingen av Programmet.
For mer informasjon og tilgang til rapporten klikk på Nøklene til handlingsrommet.