Utredningsinstruksen har fylt ett år – hva må forbedres i framtidige utredninger?

Utredningsinstruksen har vært gjeldende i ett år, og Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har analysert utredninger i staten før ny utredningsinstruks trådte i kraft. Analysen viser at høringsdokumenter fra 2015 har store mangler målt opp mot kravene i ny utredningsinstruks, og den klart største utfordringen knytter seg til å utrede flere alternative tiltak. DFØ vil etter hvert gjennomføre en tilsvarende evaluering for å måle om det har blitt noe endringer i kvaliteten på statlige utredninger.

Hvor trykker skoen, og hva må forbedres?

DFØs rapport «Tilfredsstiller statlige utredninger utredningsinstruksens krav? En nullpunktsmåling ved iverksettelse av ny instruks i 2016» ble publisert 15. februar 2017. Den består i hovedsak av en dokumentgjennomgang av 138 utredninger fra departementene som ble sendt på høring 1. halvår 2015. Utredningene er vurdert ut ifra hvor godt de besvarer kravene i den nye utredningsinstruksen hvor minimumskravene er å besvare seks spørsmål:

  1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
  2. Hvilke tiltak er relevante?
  3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
  4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
  5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
  6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Rapporten viser at den største endringen som er nødvendig for fremtidige utredninger, er å utrede alternative tiltak. Med alternative tiltak menes tiltak som er reelt forskjellige, og ikke varianter av samme tiltak. Men det er også gjennomgående forbedringsbehov for de øvrige kravene, og det er et generelt problem at utredningenes omfang ikke står i forhold til tiltakenes vesentlighet. DFØ har også spurt departementer og virksomheter om hva de oppfatter som mest utfordrende i arbeidet med utredninger. Å identifisere og beskrive tiltakenes virkninger er vurdert som mest utfordrende.

Hvilke erfaringer har departementene med ny utredningsinstruks?

6. mars arrangerte Finansdepartementet et erfaringsmøte for departementene om ny utredningsinstruks. Tilbakemeldingen var at den oppleves som et nyttig hjelpemiddel for å få til gode utredninger. Utredningsinstruksen er godt kjent i departementene og mange er i gang med å få den implementert både i eget departement og underliggende virksomheter. Kravene i utredningsinstruksen gjelder også når det allerede er besluttet på politisk nivå å gjennomføre konkrete tiltak. Flere pekte imidlertid på utfordringen ved politiske føringer som legger begrensninger for hvor bredt man utreder.

Departementene er bedt om å gi forslag til endringer i både utredningsinstruksen og veilederen, og tips til «beste praksis» – ting departementene har gjort og som har virket positivt for utredningskvaliteten. DFØ ønsker også innspill på hvilket kompetansetiltak de bør tilby innenfor utredninger (herunder samfunnsøkonomiske analyser).

Hvis du ønsker mer informasjon om ny utredningsinstruks, klikk her.

Ny utredningsinstruks som er enkel å forstå og praktisere!

Det er viktig at statlige beslutninger er velbegrunnede og gjennomtenkte. Ufullstendig eller manglende utredning øker risikoen for at det fattes beslutninger som ikke kan gjennomføres, som gir uønskede virkninger eller som innebærer sløsing med samfunnets ressurser. Et godt beslutningsgrunnlag legger til rette for effektiv og målrettet gjennomføring etter at vedtaket er fattet. Bedre beslutningsunderlag for utforming av offentlige regelverk og tiltak er ett av målene for Program for bedre styring og ledelse i staten. Et sentralt tiltak for å nå dette målet har vært å gjennomgå utredningsinstruksen slik at den skal være enklere å etterleve.

De viktigste endringene i ny utredningsinstruks er:

Forenkling

Regler som er unødig kompliserte eller vanskelig å praktisere er endret eller fjernet.

Minimumskrav til utredning

Alle utredninger skal besvare følgende spørsmål:

  1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
  2. Hvilke tiltak er relevante?
  3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
  4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
  5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
  6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Forholdsmessighet i utredningen

Kravene til utredning og ressursene som brukes på utredninger skal stå i forhold til virkningene av det foreslåtte tiltaket.

EØS- og Schengen-avtalene

Kravene til utredning i slike saker er nå integrert i instruksen.

Involvering av berørte

Berørte departementer og andre berørte parter skal involveres tidlig i utredningsprosessen.

Ansvaret for å forvalte utredningsinstruksen er lagt til Finansdepartementet (FIN), som har delegert det operative forvaltningsansvaret til Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Justis- og beredskapsdepartementet har imidlertid ansvar for bestemmelsene i den delen av instruksen som gjelder regelverk, og Utenriksdepartementet har ansvar for bestemmelsene om EØS- og Schengen-saker.

Det er også utarbeidet en veileder til instruksen som gir råd og hjelp i utredningsarbeidet. Videre jobbes det med å etablere mekanismer som skal bidra til bedre etterlevelse av utredningsinstruksen. Det finnes allerede noen slike mekanismer som for eksempel Regelrådet, Digitaliseringsrådet, Utenriksdepartements arbeid knyttet til EØS/Schengen-saker og DFØs forvaltnings- og veiledningsfunksjon.

DFØ vil arrangere et frokostseminar 16. mars kl 8.00 – 10.00 hvor den nye utredningsinstruksen lanseres. Arrangementet vil bli strømmet. Klikk her for mer informasjon om seminaret.

Les mer om utredningsinstruksen på Finansdepartementets nettside. Mer informasjon og veiledning om utredningsinstruksen finnes på DFØs nettside.

Omstilling er nødvendig!

Produktivitetskommisjonen har levert sin andre rapport «Ved et vendepunkt: Fra ressursøkonomi til kunnskapsøkonomi». Rapporten vil være et viktig kunnskapsgrunnlag for det videre arbeidet i Program for bedre styring og ledelse i staten.

Produktivitetsveksten har falt, både i Norge og i land vi handler med. Pengerikeligheten er slutt, og høyere produktivitetsvekst i offentlig sektor er kritisk for bærekraft i offentlige finanser. Den positive nyheten er at internasjonale sammenligninger og effektivitetsstudier av offentlige virksomheter viser betydelig potensial for bedre ressursbruk. Produktivitetskommisjonen mener produktivitetsveksten vil kunne økes ved å gjennomføre tiltakene som foreslås, og kommisjonen har flere forslag til tiltak rettet mot økt produktivitet i offentlig sektor. Nedenfor følger noen smakebiter.

Hardere prioriteringer og færre mål

Bedre styring av den statlige forvaltningen krever tydeligere oppdrag og begrensning i antall mål og krav den enkelte statlige virksomhet stilles overfor. Det må legges vekt på å klargjøre hovedmål og hvilke resultater for innbyggerne som forventes, og mindre vekt på styring av aktivitetene.

Ledere med handlingsrom og handlingsevne

Ledere synes å mangle styringsrett og handlingsevne, særlig i forbindelse med ombemanning og omlokaliseringer. De institusjonelle begrensningene i offentlige virksomheters omstillings- og fornyingsevne og alternative organisasjonsformer må vurderes kritisk. Tilstrekkelig handlingsrom for lederne er av stor betydning for effektiv drift av offentlige institusjoner.

Kreativ destruksjon

Virksomhetene bør i større grad utnytte sitt handlingsrom for omprioriteringer innenfor sitt ansvarsområde, herunder å avvikle oppgaver og enheter som gir liten effekt til fordel for tiltak som gir større effekt for innbyggerne.

Bruk benchmarking og beste praksis

For å gjøre det lettere for virksomheter og departementer å styre og begrense omfanget av administrative utgifter, bør en utvikle et system for benchmarking av administrative utgifter som i størst mulig grad baseres på regnskaper og andre oppgaver som allerede samles inn og som kan behandles digitalt. Den danske Moderniseringsstyrelsen laget en modell for sammenlikning av administrative kostnader på tvers av statlige virksomheter – Statens Benchmarkdatabase. Denne viser ressursbruk på foreløpig 17 indikatorer som er felles for ulike deler av staten, bl.a. sykefravær, husleie per årsverk, overtid og gjennomsnittslønn for hhv. medarbeidere og ledere. Når denne kunnskapen deles, legger det grunnlag for å lære av de mest effektive virksomhetene. Det blir lettere for både departementer og virksomheter å se hvor ressursene brukes effektivt, og hvor de brukes mindre effektivt. (Boks 7.1, s 174).

Samspill mellom stat, fylkeskommune og kommune

Et godt samspill mellom stat, kommune og fylkeskommune er en forutsetning for en effektiv offentlig forvaltning. Kommunereformen kan gi et bedre grunnlag for å redusere sektorstyringen av kommunene. Det bør uansett foretas en gjennomgang for å klargjøre ansvarsdelingen mellom kommunale og statlige oppgaver. Tiden er også moden for en reform i fylkesstrukturen med sikte på markant færre og større regioner. Som ledd i en slik reformprosess må regional statlig forvaltning gjennomgås med sikte på bedre samordning og et mer effektivt og ensartet mønster i regional organisering.

Effektive og innovative offentlige innkjøp 

Offentlige anskaffelser kan og bør være en kilde til innovasjon og produktivitetsforbedringer i offentlig sektor. Kommisjonen mener det er behov for forenklinger av loven om offentlige anskaffelser. Det bør være færrest mulig andre mål enn effektiv ressursbruk. Kommisjonen understreker betydningen av ledelsesforankring og innkjøpsfaglig kompetanse i virksomhetene for gjennomføringen av effektive anskaffelsesprosesser.

Bruk teknologi og realiser gevinster 

Det bør gis en tydelig overordnet «marsjordre» om at løpende innovasjon i organisering, teknologibruk og tjenesteytelser forventes, og at gevinster skal hentes ut og gi rom for nye tilbud. Øverste politiske ledelse må være ansvarlig for å se til at slike prosesser pågår. Det vil være store samfunnsmessige gevinster ved å øke digitaliseringen i den enkelte offentlige virksomhet, samtidig som det legges til rette for bedre samhandling mellom IKT-systemer i ulike deler av offentlig forvaltning. I valget mellom ulike prosjekter bør samfunnsøkonomisk lønnsomhet brukes som rangeringskriterium. Det synes generelt å være behov for en sterkere sentral styringsstruktur for digitalisering i offentlig forvaltning. Kommisjonen ser at Digitaliseringsrådet, som er etablert fra 1. januar 2016, kan være et godt tiltak som kan bidra til god innretting av IKT-prosjekter som igangsettes og til å redusere risikoen i prosjektene. Sammen med innføring av obligatorisk prosjektmodell kan Digitaliseringsrådet bidra til å spre beste praksis for god prosjektplanlegging, gjennomføring, og med det legge til rette for effektiv realisering av gevinster. Kommisjonen stiller imidlertid spørsmål ved effekten når ordningen er frivillig å bruke. Det bør vurderes hvorvidt Digitaliseringsrådet bør kvalitetssikre alle digitaliseringsprosjekter under 750 mill. kroner, som er omfattet av kravet til prosjektmodell. Kommisjonen mener det kan være hensiktsmessig å se ordningen for medfinansiering av digitaliseringsprosjekter sammen med Digitaliseringsrådet, slik at rådet også kvalitetssikrer prosjekter som skal tildeles midler. Prosjektene vil da være gjenstand for Digitaliseringsrådets prøving, og videre oppfølging av status og gevinstrealisering.

I oppsummeringen av kommisjonens første rapport understreket de behovet for å etablere tilstrekkelig bred politisk støtte for å kunne gjennomføre større reformer. Det er viktig med god kommunikasjon med grupper som særlig berøres av reformene. Samfunnsøkonomiske gevinster ved reformer, og også kostnader ved mislykkede reformer, kan være store.

Klikk her hvis du vil lese mer om Produktivitetskommisjonen og deres andre rapport.

Frokostseminar: Evaluering som verktøy for politikkutforming

Tiden med rause budsjetter i staten er over. Strengere prioriteringer må til for å imøtekomme fremtidige forpliktelser og utfordringer, og gi rom for nye satsinger. Hvordan tar beslutningstakere i departementene stilling til hvilke satsinger som skal videreføres, endres eller kuttes? Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og Produktivitetskommisjonen inviterer til frokostseminar der de tar opp bruk av evaluering som verktøy for politikkutforming når det er økt behov for prioritering.

Klikk her for mer informasjon om seminaret og påmelding.

Påmeldingsfrist er 1. februar.

Et spennende og kompetent Digitaliseringsråd er klart!

Tidligere skattedirektør Svein R. Kristensen skal lede Digitaliseringsrådet som etableres ved nyttår. Rådet vil forøvrige bestå av følgende medlemmer:

  • Toril Nag, konserndirektør i Lyse
  • Nina Aulie, divisjonsdirektør i Helsedirektoratet
  • Kjetil Århus, direktør for IKT Konsern i Bergen kommune
  • Magne Jørgensen, forsker ved Simula Research Laboratory
  • Jan-Olav Styrvold, direktør for økonomi og IT i Vinmonopolet
  • Eli Stokke Rondeel, prosjektleder i Sykehuspartner
  • Øyvind Christoffersen, spesialrådgiver

– Digitaliseringsrådet vi nå oppretter skal gi råd til og kvalitetssikre statlige IKT-prosjekter slik at vi får mest mulig igjen for digitaliseringsarbeidet. Rådet er meget kompetent og jeg er glad tidligere skattedirektør Svein R. Kristensen har tatt på seg lederrollen, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner.

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) vil utgjøre sekretariat for rådet.

Klikk på en av lenkene nedenfor hvis du vil lede mer om Digitaliseringsrådet:

Pressemelding om Digitaliseringsrådet på regjeringen.no.

Digitaliseringsrådet på Difis nettsider.

E24 sin nyhetssak om Digitaliseringsrådet.

Computerworld sin nyhetssak om Digitaliseringsrådet.

Regjeringen oppretter eget regelråd for næringslivet

Regjeringen etablerer høsten 2015 et uavhengig regelråd, som skal vurdere nye forslag til regelverk. Regelrådet skal vurdere om konsekvensene for næringslivet av nye regler er tilstrekkelig kartlagt, og om reglene er utformet slik at de når sitt mål til en relativt lav administrativ kostnad for næringslivet. Rådet vil være i full drift i 2016.

Regelrådet hører hjemme under prosjektet om revisjon av utredningsinstruksen og ordningen blir forvaltet av Nærings- og fiskeridepartementet.

Du kan lese mer om regelrådet her:Link

Her finner du pressemeldingen fra Nærings- og fiskeridepartementet: Link