Gode råd for å løse digitale knuter

Etter å ha gitt nesten 200 anbefalinger har Digitaliseringsrådet oppsummert sine erfaringer. Rådets andre erfaringsrapport løfter blant annet frem det å inkludere brukerne, samarbeide på tvers, skape fornyelse og ta ut gevinster underveis.

Faksimile av forsiden av Digitaliseringsrådets Erfaringsrapport 2017Digitaliseringsrådet inviterte til frokostseminar 25. oktober hvor de lanserte sin erfaringsrapport for 2017. Rapporten oppsummerer rådets erfaringer fra oppstarten i januar 2016. Digitaliseringsrådet har møtt 26 prosjekter og programmer underlagt tolv forskjellige departementer og 23 virksomheter. Totalt har de gitt nesten 200 anbefalinger til prosjekter på mellom 10 og 200 millioner kroner. På tross av variasjonen i størrelse oppleves utfordringene som ganske like.

Nedenfor gir vi vår oppsummering av hva Digitaliseringsrådet mener skal til for å lykkes med digitaliseringsprosjekter.

Samarbeid med utgangspunkt i en helhetlig forståelse av brukernes behov

Digitaliseringsrådet konstaterer at samarbeid både innenfor og på tvers av sektorer er krevende. På tross av gode intensjoner hos virksomhetene viser det seg at samarbeid er vanskelig å få til i praksis. For å etablere velfungerende samarbeid anbefaler rådet å:

  • La felles brukere være utgangspunktet for samarbeidet: Gjennom å avdekke brukernes behov og tenke helhetlige tjenestekjeder på tvers av virksomheter og sektorer blir det tydeligere hvorfor samarbeid er nødvendig. Et klart definert behov er det beste utgangspunktet for samarbeid.
  • Beskriv roller og ansvar i samarbeidet, og sørg for at det er kjent hos alle: Samtlige aktører i samarbeidet må vite hva de selv har ansvar for, og hva de kan forvente av andre.
  • Plasser ledere som har ansvar for samarbeidet i styringsgruppen: Lederne må ta ansvar utover egne virksomhetsgrenser, og ta nødvendige beslutninger underveis. Som en av innlederne sa: «Hvis ikke topplederne er overbevist om at man skal samarbeide kan man skyte en hvit pil etter det.»

Jobb systematisk og praktisk med gevinstrealisering, og se utover egen virksomhet

Gevinstrealisering oppleves ofte som vanskelig å få til i praksis. En av innlederne uttalte at «Gevinstrealisering er en hodepine for oss alle, og gjør at man har lyst til å åpne blomsterbutikk fremfor å være toppleder i staten.». Men det trenger ikke være så vanskelig. Rådet anbefaler at man:

  • Gjør målene målbare og tallfester de interne gevinstene: Målene må være konkrete og forståelige. Klarer du ikke å snakke om prosjektmålene dine uten manus er de for kompliserte. Husk på å konkretisere gevinstene, og bekreft anslagene hos de som skal ta dem ut.
  • Tar ut gevinster underveis i prosjektene: Få på plass et system for gevinstrealisering tidlig i prosjektet og begynn å realisere gevinster så tidlig som mulig, gjerne underveis i prosjektet. Identifiser lavthengende frukter og prioriter de gevinstene som gir størst effekt.
  • Legger til rette for gevinstrealisering når gevinstene kommer i andre virksomheter: En viktig del av arbeidet med gevinstrealisering i tidlig fase består i å kartlegge hvor gevinstene vil oppstå. Det er viktig at også gevinster som oppstår utenfor egen virksomhet identifiseres, og at det legges til rette for realisering og måling.

Skap fornyelse gjennom kreativ dialog med brukere og leverandører, og ikke la dagens lovverk være til hinder

Prosjektene ber sjelden om råd knyttet til behov, mål og løsning, men det er dette Digitaliseringsrådet gir flest anbefalinger om. Å fornye er å skape mer gjennomgripende endringer enn det å digitalisere noe som eksisterer fra før. For å få til det bør man:

  • Involvere brukerne tidlig: Gjennom å faktisk sjekke ut med brukerne hva behovet er kan man få utvidet perspektivet og få kreative ideer til hvordan behovet kan løses på andre måter enn man kanskje opprinnelig hadde tenkt.
  • Dra nytte av andres kompetanse: Gjennom dialog med andre som har relevant erfaring, både virksomheter og leverandører, kan man få nye og interessante innspill til konseptene man vurderer.
  • Tenke utover dagens lover og regler: For å fornye må man se det store bildet, og vite hvilken del av dette bildet man har tenkt å løse. Og man må ikke la seg begrense av dagens lov- og regelverk, men tvert imot være en pådriver for forenkling.

Departementene må bidra til å løse knutene

Departementene har en viktig rolle i digitaliseringen av offentlig sektor, og har flere av virkemidlene som skal til for å løse digitaliseringsknutene. Digitaliseringsrådet har erfart at en del departementer er usikre på hvordan de skal styre og følge opp digitaliseringsprosjekter. Digitaliseringsrådet gir derfor noen tydelige anbefalinger også til departementene:

  • Departementene må oppmuntre virksomhetene til å fornye seg, og samtidig gi dem handlingsrom til å faktisk gjøre det. Detaljerte oppdrag som hindrer kreativitet i virksomhetene bør unngås, og digitalisering må behandles som en kjerneoppgave.
  • Departementene må være pådrivere og støttespillere for samarbeid både i og mellom sektorer, og premiere virksomhetsledere som har mot til å løse flere utfordringer enn det de i utgangspunktet blir målt på. Flere av innlederne nevnte at det ville være en god start om departementene begynte med porteføljestyring innenfor eget departementsområde.

Digitaliseringsrådets erfaringsrapport 2017

Difi skal dele ut 120 millioner til digitaliseringsprosjekter i 2018

Regjeringen fortsetter satsingen på lønnsomme digitaliseringsprosjekter i staten. Målet er tydelig: Flere vellykkede digitaliseringsprosjekter som fornyer, forenkler og forbedrer offentlig sektor.

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) skal i 2018 dele ut 120 millioner til nye digitaliseringsprosjekter (med forbehold om Stortingets samtykke).

«Ordningen har blitt veldig godt mottatt og er et viktig verktøy for raskere gjennomføring av digitaliseringsprosjekt i statsforvaltninga. Mange av prosjektene som har fått midler hadde ellers ikke blitt gjennomført.» sier Difis direktør Steffen Sutorius.

Illustrasjonsbilde av pengesekk

Difi forvalter en nasjonal medfinansieringsordning for små og mellomstore digitaliseringsprosjekter. Ordningen skal bidra til å øke digitaliseringstempoet i offentlig sektor og gi gevinster for samfunnet. Ordningen innebærer at statlige virksomheter kan søke om støtte til deler av investeringskostnadene i et prosjekt. Prosjektene må dokumentere at de vil gi mer effektiv bruk av fellesskapets ressurser og levere en forpliktende gevinstrealiseringsplan.

Brukerne av medfinansieringsordningen har gode erfaringer

Ordningen ble etablert i 2016, og så langt har 26 prosjekter fått midler fra ordningen.

Vi vil absolutt råde andre til å søke medfinansiering, sier Liv Kolstad Zehouo, leder for tolkeseksjonen i Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI). At opptil 50 prosent av prosjektkostnadene blir dekket er jo en god grunn til å søke, men vel så viktig er bistanden man får gjennom ordningen.

Norges geologiske undersøkelse (NGU) har ønsket et digitalt løft for geologiske data i lang tid, men hadde ikke hatt mulighet til å komme i gang med prosjektet uten medfinansieringsordningen:

Slike prosjekter faller ofte mellom to stoler, fordi de er så kostbare at vi ikke kan ta det av basisbevillingene, samtidig som det er «for lite» til at vi kan søke midler fra eget departement, forteller Frank Haugan, direktør for informasjons- og kommunikasjonsteknologi ved NGU.  Verktøyene vi fikk fra Difi har vært nyttige for oss. Muligheten til å ta kontakt for å få svar på spørsmål, blant annet relatert til kost/nytte og gevinstrealisering, har vært til stor hjelp. Vi ser også stor nytte av å kunne bruke maler og verktøy i andre prosjekt.

Viktige datoer

Søknadsfristen for medfinansieringsordningen:

17. januar 2018.

Difi arrangerer veiledningssamlinger for de som ønsker å søke:

6. november og 6. desember 2017

 

Les mer på Difis nettside om medfinansieringsordningen

 

Lenker til mer informasjon:

 


 

Medfinansieringsordningen er ett av tre tiltak innenfor rammen av Program for bedre styring og ledelse som skal å øke digitaliseringstempo i statlig sektor. De andre to tiltakene er Digitaliseringsrådet og strategisk IKT-kompetanse for toppledere.

Regelrådets uttalelser gir konkrete resultater

Regelrådet ble etablert i 2016 for å bidra til at næringslivet ikke blir påført unødvendige byrder fra nytt eller endret regelverk. Etter halvannet års drift har de gjort seg noen tanker om egen rolle og hva som skal til for å få til nødvendige endringer og en effektiv regulering av næringslivet.

Målet er å gi enkle råd for bedre regler

Regelrådet et et eksternt, rådgivende kontrollorgan som skal sikre bedre etterlevelse av utredningsinstruksen. De skal vurdere utformingen av forslag til nytt eller endret regelverk, både lover og forskrifter, som påvirker næringslivet. Rådet skal ta stilling til om det er gjennomført konsekvensvurderinger etter de krav som utredningsinstruksen stiller, og om virkningene for næringslivet er tilstrekkelig kartlagt. De vurderer sakene når de er på offentlig høring. Frist for Regelrådets uttalelse i en sak er halvparten av kunngjort høringsfrist slik at andre kan ta hensyn til den i sine høringsuttalelser. I tillegg skal Regelrådet følge den faglige utviklingen på regelforenkling og regulering, gi veiledning og bistå med å granske konsekvensvurderinger i EU-saker.

Gode regler krever gode beslutningsgrunnlag

Regelrådet har til nå vurdert og gitt uttalelser til over 40 høringsforslag, og de ser at det er noen svakheter ved beslutningsgrunnlaget som går igjen:

  • Ulike alternativer er ikke beskrevet
  • Det fremkommer ikke hvem som blir berørt av endringen
  • Kostnadene for næringslivet er ikke tilstrekkelig belyst (tallfestet)
  • Konsekvenser for små bedrifter vurderes sjeldent
  • Effekt på konkurranse er ikke grundig nok omtalt

Det viser at det fremdeles er et stykke igjen for å nå Regelrådets mål om gode beslutningsgrunnlag hvor konsekvenser for næringslivet blir bedre belyst.

Bilde av Regelrådets seks medlemmer

(Foto: Svein Finneide)

De beste resultatene oppnår vi gjennom godt samarbeid

– Regelrådet har en unik plassering mellom forvaltning og næringsliv, og den må vi evne å utnytte, sier leder av Regelrådet Sandra Riise. Uttalelser i høringssaker har vært Regelrådets førsteprioritet. Samtidig har Regelrådet erfart at skriftlige uttalelser må suppleres med dialog, informasjon og veiledning. Regelrådet mener en konstruktiv dialog med forvaltningen og drahjelp fra næringslivet og næringsorganisasjonene er avgjørende hvis de skal klare å skape endring. Regelrådet har hatt flere overleveringsmøter med departementer i forbindelse med at de har gitt uttalelser i en sak. Disse møtene er verdifulle og har gitt ringvirkninger.

Uttalelser fra regelrådet har ført til utsatt høringsfrist og tilleggsutredninger

Regelrådet har flere eksempler på at deres høringsuttalelser har bidratt til konkrete tiltak fra departementets side. Det kan blant annet nevnes at Klima- og miljødepartementet, etter møtet med Regelrådet, ga utsatt høringsfrist og tilleggsopplysninger i høringssak om forbud mot bruk av mineralolje til oppvarming av landbruksbygg og midlertidige bygg. Det er også eksempler på at saker er stoppet på grunn av uttalelser fra Regelrådet.

Mye å lære gjennom internasjonal erfaringsutveksling

Regelrådet samarbeider med de øvrige europeiske regelrådene gjennom det europeiske nettverket RegWatchEurope. RegWatchEurope støtter initiativer som ivaretar forenklingsperspektivet i EU/EØS og skal hindre at unødvendige byrder oppstår som følge av dårlig implementering av regelverk i medlemslandene. Det internasjonale samarbeidet krever betydelige ressurser, men er viktig for å hente erfaring. – Gjennom deltagelse i internasjonalt arbeid har vi fått verdifull erfaring og kunnskap, så det vil vi fortsette med, sier Sandra Riise.

Les mer om Regelrådet og deres arbeid her

Ny DFØ-direktør med brennende engasjement for effektivitet

Hilde Singsaas har nylig tiltrådt som ny direktør for Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Program for bedre styring og ledelse i staten har hatt gleden av å få høre hennes tanker om den nye rollen og hennes ambisjoner for DFØ. Det er ikke tvil om at DFØ har fått en engasjert og ambisiøs leder ved roret.

Du har nylig tiltrådt som direktør for DFØ. Hva synes du er det mest spennende med din nye rolle?

DFØs visjon er effektiv ressursbruk i staten. Det er en visjon jeg personlig brenner for, og det er et viktig samfunnsoppdrag. Jeg har vært opptatt av effektiv ressursbruk gjennom hele min karriere, og når handlingsrommet i budsjettene strammes til framover, blir effektivitet viktigere enn noen gang. Det gjør også DFØ enda mer relevant. Dette motiverer meg, og jeg kunne ikke tenkt meg en mer spennende jobb.

Hvilke ambisjoner har du på vegne av DFØ?

Jeg vil jobbe for at vi skal bli en enda viktigere støttespiller for statlige virksomheter i deres arbeid med effektivisering, i alt fra å lage gode beslutningsunderlag til å realisere gevinster. Vi ønsker også å være en pådriver for samarbeid på tvers i staten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er en viktig samarbeidspartner for oss i så måte. Samarbeidet med våre kunder og brukere er også viktig. Vi skal videreutvikle tilbudene våre i nær dialog med andre. Ingen kan være best på alt samtidig. Jeg mener derfor vi har mye å hente på å samarbeide på tvers og lære av hverandre.

Så kan jeg ikke snakke om ambisjoner uten å nevne digitalisering. Dette har stor betydning for oss, både som statens ekspertorgan på økonomistyring og som leverandør av lønns- og regnskapstjenester. Vi må utvikle vår forståelse av hva digitaliseringen og den økende endringstakten betyr for hva som er god styring. Samtidig arbeider vi for fullt med utnytte de nye mulighetene teknologien gir, gjennom automatisering, robotisering og bruk av kunstig intelligens. Dette gir grunnlag både for effektivisering og økt kvalitet, så her har vi som klar ambisjon å ligge i front.

DFØ er statens ekspertorgan innenfor statlig styring. Hvordan styrer du selv, og hvordan anser du at styring og ledelse henger sammen?

I DFØ ønsker vi å være et eksempel til etterfølgelse. Vi er derfor opptatt av å lage gode styringssystemer internt, og etterstreber å leve opp til de gode prinsippene som mål- og resultatstyring bygger på. Vi forsøker å være tydelige på hvilke mål vi skal oppnå og hva hver avdeling skal få til, og så måle resultater opp mot det. Jeg ønsker å unngå detaljstyring, og gi avdelingene et handlingsrom til å komme opp med de beste løsningene. Det er viktig at gode ledere og medarbeidere får armslag til å bruke kompetansen sin.

Styring og ledelse må henge sammen. Styring handler om å sikre gode prosesser, rutiner og regler, mens ledelse handler mer om å skape motivasjon, innsatsvilje, samarbeid på tvers. God styring som er tydelig og overordnet gir rom for ledelse. Dette er rettesnoren for vår praksis.

Hva mener du er de viktigste utfordringene for ledere i staten fremover?

Som jeg har vært inne på, vil kravene til effektivisering bare øke i årene framover. For mange virksomhetsledere betyr det at de må skape forståelse og engasjement for omstilling og endring, både internt og eksternt. Dette er ikke enkelt. Det er en tøff lederutfordring å skape motivasjon og forståelse for effektivisering dersom konsekvensen er at medarbeiderne må flytte på seg, endre arbeidsoppgaver, endre kompetanse, eller i verste fall miste jobben sin. Jeg opplever derfor at virksomheter under omstilling har behov for et sted å henvende seg for å få råd – ikke bare om lov- og avtaleverk, men også om hvordan de skal lage gode prosesser som bidrar til at de når målene de har satt og samtidig ivaretar de ansatte på en god måte.

Hvilket handlingsrom trenger man som leder i staten?

Her er riktig praktisering av mål og resultatstyring sentralt. De politiske myndighetene må sette tydelige mål om hva de ønsker å oppnå med fellesskapets ressurser, men hvordan målene skal nås bør man så langt som mulig overlate til virksomhetene å finne ut av. Med detaljert aktivitetsstyring mister virksomhetene handlingsrommet til å velge de beste virkemidlene. Til syvende og sist gjør det at vi får mindre velferd for fellesskapets ressurser samlet sett.

Det er også en viktig oppgave for departementene å påse at beslutningsprosessene er gode. Her vil jeg gjerne få slå et slag for utredningsinstruksen! En beslutning som fattes på et godt faglig grunnlag står sterkere og er enklere å gjennomføre.

Jeg vil også ta til orde for en kultur for prøving og feiling i offentlig sektor. Store reformer må være underlagt grundige analyser og politiske prosesser, men det må samtidig være rom for å prøve ut nye ting i det små – og rom for å prøve og feile. På noen områder kan vi ikke akseptere feil. Men hvis det blir nulltoleranse for feil på alle områder, vil vi ikke nå målet om en innovativ og lærende stat.

Først gradvis og så plutselig

Program for bedre styring og ledelse har arrangert frokostseminar om beslutninger, og her er opptak og presentasjoner. Dere kan blant annet se Silvija Seres’ heseblesende gjennomgang av den fjerde industrielle revolusjon og hva som skjer med de som tror de forstår hva slags omstilling som kommer fordi de har vært gjennom omstilling tidligere.

Illustrasjonsbilde av en datachip

Hilde Singsaas, direktør for Direktoratet for økonomistyring, Sigrun Vågeng, direktør for NAV, Silvija Seres, investor, styremedlem og rådgiver, og Bjørn-Inge Larsen, departementsråd i Helse- og omsorgsdepartementet, delte sine betraktninger om å ta beslutninger i en omskiftelig tid. Nedenfor gir vi dere noen smakebiter.

Det er bedre å utrede litt enn ingen ting, og vi må tørre å gjøre feil

Mer omskiftelige tider gir større risiko, og det blir vanskeligere å ta gode beslutninger. Hilde Singsaas pekte derfor på hvor viktig det er å følge utredningsinstruksen. Men altfor ofte utredes det i praksis bare ett tiltak, og det hjelper ikke å utrede ett tiltak grundig hvis det er feil tiltak. Singsaas:

Når vi bruker av fellesskapets midler, og tar beslutninger som har betydning for veldig mange mennesker, så kan vi ikke si det så enkelt som at vi ikke har tid til å utrede hva som er problemet og hvordan vi skal løse det. Samtidig mener jeg det blir veldig viktig å legge til rette for en kultur for prøving og feiling i offentlig sektor.

Omskiftelige tider krever mindre styring og mer ledelse

Vi lever i en omskiftelig tid, sier man gjerne, selv om det at ting endrer seg er noe som har preget menneskelige samfunn i alle tider. Det som kanskje er nytt nå er tempo. Vågeng:

Derfor trenger ledere handlingsrom til å ta de gode beslutningene. Vi har ikke tid til å tenke oss i hjel, vi må sette i gang praksisnære tiltak og lære av det. Det er summen av alle de lokale beslutningene som tas som avgjør hvor god NAV er. Min jobb som NAV direktør er derfor å legge til rette for at ledere og ansatte i NAV tar gode beslutninger hver dag, og da mener jeg vi trenger mindre styring og mer ledelse.

Den fjerde industrielle revolusjonen kommer gradvis, og så plutselig

Silvija Seres pekte tilbake på de tre første industrielle revolusjonene, og understreket at den fjerde industrielle revolusjonen er annerledes, fordi det er «tolv Gutenberg-øyeblikk på én gang». Seres:

Denne fjerde revolusjonen preges av en eksponentiell vekst vi ikke har opplevd på denne måten tidligere, og den preges av at vinneren tar alt. Konkurransen får rett og slett ikke tid til å virke. I næringslivet er det slik, at de som ikke forstår dette går konkurs.

Og den som sa det best var Ernest Hemingway i Og solen går sin gang:

«Hvordan gikk du konkurs?» spurte Bill.
«På to måter,» sa Mike. «Først gradvis og så plutselig.»

Forvaltningen går ikke konkurs på den måten, men vi risikerer å bli irrelevante, utdaterte og for kostnadsdrivende. Seres:

Vi har ikke tid til å vente på utvalg, som så skal sende ting på høring, som så skal gå gjennom mølla på Stortinget, eller hvor det måtte være. Derfor er jeg utrolig fascinert av det Ketil Solvik-Olsen og Samferdselsdepartementet gjør rundt 5G og selvkjørende biler. Vi må eksperimentere!

Systematisk bruk av forskning for gode beslutninger

Bjørn-Inge Larsen trakk frem hvor avgjørende det er å måle systematisk hvordan man gjør det:

Å forstå resultatene av hva vi gjør – hva virker og hva virker ikke – er helt avgjørende for å kunne ta gode beslutninger. Derfor gjør vi systematiske og åpne nasjonale og internasjonale sammenligninger i helsesektoren hele tiden. Vi har til og med innført en plikt for lederne til å forholde seg systematisk til kunnskap om egen virksomhet.

Samtidig var han åpen om at helsesektoren har en vei å gå når det gjelder digitalisering. Larsen: «Mange av de systemene vi har tilhører en annen tidsalder, og er ikke i stand til å gjør oss effektive.»

Vi ble også jevnlig minnet om at en beslutning ikke er noe verdt før den er gjennomført. Så glem ikke utredningsinstruksens sjette spørsmål: Hva er forutsetningene for vellykket gjennomføring?

Se opptak her

Nett-tvHvordan ta gode beslutninger i en omskiftelig tid?

Se sendingen her

Se sendingen her

Last ned presentasjonene

Frokostseminar: Hvordan ta gode beslutninger i en omskiftelig tid?

Skal statlige ledere klare å møte de utfordringene de står overfor, må de evne å ta gode beslutninger. Og skal de finne gode løsninger som svarer på utfordringene, krever det et godt forarbeid. Men flere undersøkelser viser at statlige utredninger ikke er gode nok, og Digitaliseringsrådet må ofte minne virksomhetene på hvor viktig det er å gjøre en god jobb i utredningsfasen. Utredningsinstruksen har som mål å gi et godt grunnlag for beslutninger om statlige tiltak. Ny instruks har virket i halvannet år, og skal være enkel både å forstå og praktisere. Samtidig gir statlige ledere uttrykk for at de synes det er utfordrende å ta gode beslutninger i en tid hvor problemene ofte er komplekse, og rammebetingelsene uforutsigbare.

Program for bedre styring og ledelse i staten inviterer til frokostseminar hvor vi stiller følgende spørsmål:

  • Hvordan få til de gode beslutningsprosessene?
  • Krever komplekse problemer og uforutsigbare rammebetingelser nye beslutningsstrategier?
  • Hvor viktig er det å gjøre en god jobb i utredningsfasen for å få til en vellykket gjennomføring?
  • Hva kjennetegner et godt beslutningsgrunnlag?

Vi har invitert Hilde Singsaas, Sigrun Vågeng, Silvija Seres og Bjørn-Inge Larsen til å dele av sine erfaringer, og forhåpentligvis gi oss noen gode råd.

Tid: Onsdag 27. september klokka 08.00 – 10.00 (registrering og frokost fra klokka 08.00, seminaret begynner 08.30)

Sted: Regjeringskvartalet, plenumssalen i R4, Einar Gerhardsens plass 1

Silvija Seres, Bjørn-Inge Larsen, Sigrun Vågeng og Hilde Singsaas

Program:

08.00 – 08.30 Registrering og frokost

08.30 – 08.35 Velkommen ved Eivind Dale departementsråd i Kommunal- og moderniseringsdepartementet og eier av Program for bedre styring og ledelse i staten

08.35 – 08.50 Hvorfor er det vanskelig å ta gode beslutninger? ved Hilde Singsaas, direktør for Direktoratet for økonomistyring

08.50 – 09.05 Slik fatter NAV gode beslutninger i en omskiftelig tid ved Sigrun Vågeng, direktør for NAV

09.05 – 09.20 Når digitalisering blir vesentlig politikk ved Silvija Seres, investor, styremedlem og rådgiver

09.20 – 09.35 God kunnskap for gode beslutninger ved Bjørn-Inge Larsen, departementsråd i Helse- og omsorgsdepartementet

09.35 – 09.55 Samtale mellom Hilde Singsaas, Sigrun Vågeng og Bjørn-Inge Larsen ledet av Eivind Dale

09.55 – 10.00 Takk for nå ved Eivind Dale

Innlederne:

Hilde Singsaas tiltrådte som direktør for Direktoratet for økonomistyring (DFØ) 15. august 2017. DFØ har det operative forvaltningsansvaret for utredningsinstruksen og flere tiltak som skal hjelpe statlige virksomheter å utarbeide gode beslutningsgrunnlag. Singsaas er statsviter og har tidligere vært direktør i arbeidsgiverforeningen Spekter, kommunikasjonsdirektør i Norges Bank og statssekretær ved Statsministerens kontor og i Finansdepartementet.

Sigrun Vågeng tiltrådte som direktør for Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) i 2015. Der leder hun 19 000 ansatte, forvalter en tredjedel av statsbudsjettet og betaler ut 14 000 kroner hvert sekund hver eneste dag i året. Vågeng har tidligere vært administrerende direktør i Kommunenes Sentralforbund (KS), leder i flere arbeidsgiverorganisasjoner, og daglig leder i Statens institutt for forbruksforskning.

Silvija Seres har doktorgrad i matematikk og jobber som rådgiver, investor og styremedlem. Hun er blant annet styremedlem i Nordea Bank AB, Syncron International AB, Academedia AB og Enoro Holding AS, og medlem av bedriftsforsamlingen og valgkomiteen i Telenor ASA. Gjennom sitt investeringsselskap Technorocks AS jobber Seres med flere teknologiske startups, og hun advarer norske bedrifter som ikke er forberedt på de teknologiske endringene vi står midt oppe i. Hun mener også å ha svaret på hva Norge skal leve av etter oljen.

Bjørn-Inge Larsen tiltrådte som departementsråd for Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) i 2013. HOD har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak. Larsen har tidligere vært direktør i Helsedirektoratet, og ledet Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering i helsetjenesten, Pandemikomiteen (mot influensa), Pasientsikkerhetskampanjen og Helseberedskapsrådet.

Se opptak fra frokostseminaret

Aktuelle rapporter:

DFØ-rapport 1/2017: Tilfredsstiller statlige utredninger utredningsinstruksens krav? En nullpunktsmåling ved iverksettelse av ny instruks i 2016

DFØ-rapport 1/2015: Samfunnsøkonomiske analyser i beslutningsgrunnlag – status 2013

Difi-rapport 2012/8: Graves det dypt nok? Om utredningsarbeidet i departementene

Riksrevisjonens undersøkelse av om offentlige tiltak utredes på en tilfredsstillende måte Dokument 3:10 (2012-2013)

Reform på sporet

Offentlig sektor står ovenfor komplekse utfordringer og krav til effektivisering. Omstilling er nødvendig, og regjeringen Solberg har igangsatt flere reformer. Én av disse er jernbanereformen. Carlo Thomsen, som høsten 2015 til våren 2017 var prosjektleder for gjennomføring av jernbanereformen, har delt sine erfaringer med oss.

Hva må man være særlig oppmerksom på når en reform skal iverksettes?

All endring møter motstand. Det er derfor viktig at planlagte endringer er godt forankret i tydelige beslutninger og at det er politisk vilje til å gjennomføre dem, slik at ikke reformen havarerer underveis. Et grundig arbeid med beslutningsgrunnlag reduserer faren for at uforutsette problemstillinger dukker opp i implementeringen. Iverksetting av de store strukturelle endringene i jernbanesektoren som reformen innebar gikk bra både fordi det faglige forarbeidet gjennom arbeidet med Stortingsmeldingen om reformen var godt, og fordi det var en tydelig politisk vilje og sterk forankring av reformen i regjeringen.

Endring er krevende, og det er viktig å ta hensyn til at reformer reduserer organisasjoners leveranseevne mens iverksettingen pågår. Det er derfor viktig at gjennomføringen skjer med ganske høyt tempo, og ikke trekker ut i tid. Samtidig berører reformer de ansattes arbeidssituasjon, og vil ofte innebære usikkerhet. Mye informasjon og mulighet for dialog underveis er derfor viktig for å unngå unødvendig motstand når reformer gjennomføres.

Carlo Thomsen på Oslo S

Hvordan har dere jobbet med gevinstrealisering, og hva skal til for at gevinstene faktisk blir realisert?

Det ble jobbet systematisk med å identifisere gevinster og lage en plan for å realisere dem. Som en del av dette arbeidet gjorde vi grundige analyser av hvor store gevinstene er og hvordan de skal måles.

Det er viktig å identifisere hvem som har ansvar for å realisere den enkelte gevinst fordi det krever kontinuerlig oppfølging for å sikre at de faktisk blir realisert. I Jernbanereformen blir det lagt vekt på at både departementet og virksomhetene har et ansvar for gevinstrealiseringen.

Du gikk fra å lede Program for bedre styring og ledelse i staten til å lede Samferdselsdepartementets prosjektet for å gjennomføre jernbanereformen. Hvordan var det å gå fra å jobbe med gjennomføringskraft og resultatorientering på et overordnet nivå til å jobbe med det i praksis?

Det var en spennende, lærerikt og krevende overgang. Det var krevende fordi jernbanereformen er en svært omfattende reform som innebærer endring av en hel sektor med tusenvis av ansatte og godt over hundre milliarder i verdier, etablering av en rekke nye selskaper, og innføring av konkurranse om sporet i en sektor der fagforeningene tradisjonelt har stått meget sterkt, og der introduksjon av konkurranse møter sterk motstand. Det var nyttig å ha med seg innsiktene fra Program for bedre styring og ledelse inn i arbeidet med gjennomføring av jernbanereformen. Sektoren ble reorganisert med et Jernbanedirektorat som skal stå for den operative styringen av sektoren, en rolle Samferdselsdepartementet tidligere selv ivaretok. For at reformen skal gi gevinster må departementet gjøre endringer i hvordan de styrer sektoren. De må styre mer overordnet, og mer gjennom resultatkrav enn detaljert styring på innsatsfaktorer og operative løsningsvalg. Det er viktig at det nye direktoratet får tilstrekkelige handlingsrom til å fylle sin rolle. Dette er helt i tråd med budskapet fra Program for bedre styring og ledelse.

Hva synes du at du har lykkes best med som prosjektleder for jernbanereformen og hva har vært mest utfordrende?

Vi oppnådde å gjennomføre omfattende strukturelle endringer som omfattet tusenvis av ansatte, både i henhold til planen og uten at et eneste tog ble forsinket eller stoppet. Det hadde ikke vært mulig uten dyktige medarbeidere i reformprosjektet og departementet, og uten lojale og dyktige ledere for de virksomhetene som ble omfattet.

Det som var mest utfordrende var å få på plass rammebetingelser for at NSB og Mantena kan endre sine pensjonssystemer (noe som er en forutsetning for at disse selskapene skal være konkurransedyktige) uten at eldre arbeidstakere, med liten mulighet for tilpasning, rammes. I tillegg har det være krevende å arbeide med rammebetingelser for Bane NOR som gir foretaket nødvendig handlingsrom for en mer effektiv drift.

 

Kort om jernbanereformen

Bakgrunnen for jernbanereformen var dels faglige analyser som pekte på betydelige utfordringer i sektoren og dels at Solberg-regjeringen hadde klare formuleringer i sin politiske plattform om å gjennomføre en større reform av jernbanesektoren. I regjeringsplattformen ble det pekt på at Jernbaneverket og NSB skulle omorganiseres for å oppnå en hensiktsmessig styringsstruktur, en forretningsmessig organisasjonsform og tydelige mål. Våren 2015 fikk regjeringen tilslutning i Stortinget til en reform som innebar å:

  • etablere et Jernbanedirektorat for å ivareta koordinering og den faglige styringen av sektoren
  • etablere statsforetaket Bane NOR som skal forvalte infrastruktur og eiendom i sektoren
  • skille ut ROM Eiendom, Norske tog (togmateriellet), Entur (grunnsystemene for salg og billettering) og Mantena (togvedlikehold) fra NSB for å legge forholdene best mulig til rette for å introdusere konkurranse om all persontogtransport

Formålet med etablering av en rekke nye virksomheter og flytting av arbeidstakere og verdier ut til selvstendige statlig eide rettssubjekter, var både å oppnå kundeorientering og mer nærhet til kundene, samt en mer effektiv jernbanesektor gjennom bruk av konkurranse, klarere ansvarsdeling, endrede rammebetingelser og mindre detaljstyring.

 

Utredningsinstruksen har fylt ett år – hva må forbedres i framtidige utredninger?

Utredningsinstruksen har vært gjeldende i ett år, og Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har analysert utredninger i staten før ny utredningsinstruks trådte i kraft. Analysen viser at høringsdokumenter fra 2015 har store mangler målt opp mot kravene i ny utredningsinstruks, og den klart største utfordringen knytter seg til å utrede flere alternative tiltak. DFØ vil etter hvert gjennomføre en tilsvarende evaluering for å måle om det har blitt noe endringer i kvaliteten på statlige utredninger.

Hvor trykker skoen, og hva må forbedres?

DFØs rapport «Tilfredsstiller statlige utredninger utredningsinstruksens krav? En nullpunktsmåling ved iverksettelse av ny instruks i 2016» ble publisert 15. februar 2017. Den består i hovedsak av en dokumentgjennomgang av 138 utredninger fra departementene som ble sendt på høring 1. halvår 2015. Utredningene er vurdert ut ifra hvor godt de besvarer kravene i den nye utredningsinstruksen hvor minimumskravene er å besvare seks spørsmål:

  1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
  2. Hvilke tiltak er relevante?
  3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
  4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
  5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
  6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Rapporten viser at den største endringen som er nødvendig for fremtidige utredninger, er å utrede alternative tiltak. Med alternative tiltak menes tiltak som er reelt forskjellige, og ikke varianter av samme tiltak. Men det er også gjennomgående forbedringsbehov for de øvrige kravene, og det er et generelt problem at utredningenes omfang ikke står i forhold til tiltakenes vesentlighet. DFØ har også spurt departementer og virksomheter om hva de oppfatter som mest utfordrende i arbeidet med utredninger. Å identifisere og beskrive tiltakenes virkninger er vurdert som mest utfordrende.

Hvilke erfaringer har departementene med ny utredningsinstruks?

6. mars arrangerte Finansdepartementet et erfaringsmøte for departementene om ny utredningsinstruks. Tilbakemeldingen var at den oppleves som et nyttig hjelpemiddel for å få til gode utredninger. Utredningsinstruksen er godt kjent i departementene og mange er i gang med å få den implementert både i eget departement og underliggende virksomheter. Kravene i utredningsinstruksen gjelder også når det allerede er besluttet på politisk nivå å gjennomføre konkrete tiltak. Flere pekte imidlertid på utfordringen ved politiske føringer som legger begrensninger for hvor bredt man utreder.

Departementene er bedt om å gi forslag til endringer i både utredningsinstruksen og veilederen, og tips til «beste praksis» – ting departementene har gjort og som har virket positivt for utredningskvaliteten. DFØ ønsker også innspill på hvilket kompetansetiltak de bør tilby innenfor utredninger (herunder samfunnsøkonomiske analyser).

Hvis du ønsker mer informasjon om ny utredningsinstruks, klikk her.

Ny utredningsinstruks som er enkel å forstå og praktisere!

Det er viktig at statlige beslutninger er velbegrunnede og gjennomtenkte. Ufullstendig eller manglende utredning øker risikoen for at det fattes beslutninger som ikke kan gjennomføres, som gir uønskede virkninger eller som innebærer sløsing med samfunnets ressurser. Et godt beslutningsgrunnlag legger til rette for effektiv og målrettet gjennomføring etter at vedtaket er fattet. Bedre beslutningsunderlag for utforming av offentlige regelverk og tiltak er ett av målene for Program for bedre styring og ledelse i staten. Et sentralt tiltak for å nå dette målet har vært å gjennomgå utredningsinstruksen slik at den skal være enklere å etterleve.

De viktigste endringene i ny utredningsinstruks er:

Forenkling

Regler som er unødig kompliserte eller vanskelig å praktisere er endret eller fjernet.

Minimumskrav til utredning

Alle utredninger skal besvare følgende spørsmål:

  1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
  2. Hvilke tiltak er relevante?
  3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
  4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
  5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
  6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Forholdsmessighet i utredningen

Kravene til utredning og ressursene som brukes på utredninger skal stå i forhold til virkningene av det foreslåtte tiltaket.

EØS- og Schengen-avtalene

Kravene til utredning i slike saker er nå integrert i instruksen.

Involvering av berørte

Berørte departementer og andre berørte parter skal involveres tidlig i utredningsprosessen.

Ansvaret for å forvalte utredningsinstruksen er lagt til Finansdepartementet (FIN), som har delegert det operative forvaltningsansvaret til Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Justis- og beredskapsdepartementet har imidlertid ansvar for bestemmelsene i den delen av instruksen som gjelder regelverk, og Utenriksdepartementet har ansvar for bestemmelsene om EØS- og Schengen-saker.

Det er også utarbeidet en veileder til instruksen som gir råd og hjelp i utredningsarbeidet. Videre jobbes det med å etablere mekanismer som skal bidra til bedre etterlevelse av utredningsinstruksen. Det finnes allerede noen slike mekanismer som for eksempel Regelrådet, Digitaliseringsrådet, Utenriksdepartements arbeid knyttet til EØS/Schengen-saker og DFØs forvaltnings- og veiledningsfunksjon.

DFØ vil arrangere et frokostseminar 16. mars kl 8.00 – 10.00 hvor den nye utredningsinstruksen lanseres. Arrangementet vil bli strømmet. Klikk her for mer informasjon om seminaret.

Les mer om utredningsinstruksen på Finansdepartementets nettside. Mer informasjon og veiledning om utredningsinstruksen finnes på DFØs nettside.

Omstilling er nødvendig!

Produktivitetskommisjonen har levert sin andre rapport «Ved et vendepunkt: Fra ressursøkonomi til kunnskapsøkonomi». Rapporten vil være et viktig kunnskapsgrunnlag for det videre arbeidet i Program for bedre styring og ledelse i staten.

Produktivitetsveksten har falt, både i Norge og i land vi handler med. Pengerikeligheten er slutt, og høyere produktivitetsvekst i offentlig sektor er kritisk for bærekraft i offentlige finanser. Den positive nyheten er at internasjonale sammenligninger og effektivitetsstudier av offentlige virksomheter viser betydelig potensial for bedre ressursbruk. Produktivitetskommisjonen mener produktivitetsveksten vil kunne økes ved å gjennomføre tiltakene som foreslås, og kommisjonen har flere forslag til tiltak rettet mot økt produktivitet i offentlig sektor. Nedenfor følger noen smakebiter.

Hardere prioriteringer og færre mål

Bedre styring av den statlige forvaltningen krever tydeligere oppdrag og begrensning i antall mål og krav den enkelte statlige virksomhet stilles overfor. Det må legges vekt på å klargjøre hovedmål og hvilke resultater for innbyggerne som forventes, og mindre vekt på styring av aktivitetene.

Ledere med handlingsrom og handlingsevne

Ledere synes å mangle styringsrett og handlingsevne, særlig i forbindelse med ombemanning og omlokaliseringer. De institusjonelle begrensningene i offentlige virksomheters omstillings- og fornyingsevne og alternative organisasjonsformer må vurderes kritisk. Tilstrekkelig handlingsrom for lederne er av stor betydning for effektiv drift av offentlige institusjoner.

Kreativ destruksjon

Virksomhetene bør i større grad utnytte sitt handlingsrom for omprioriteringer innenfor sitt ansvarsområde, herunder å avvikle oppgaver og enheter som gir liten effekt til fordel for tiltak som gir større effekt for innbyggerne.

Bruk benchmarking og beste praksis

For å gjøre det lettere for virksomheter og departementer å styre og begrense omfanget av administrative utgifter, bør en utvikle et system for benchmarking av administrative utgifter som i størst mulig grad baseres på regnskaper og andre oppgaver som allerede samles inn og som kan behandles digitalt. Den danske Moderniseringsstyrelsen laget en modell for sammenlikning av administrative kostnader på tvers av statlige virksomheter – Statens Benchmarkdatabase. Denne viser ressursbruk på foreløpig 17 indikatorer som er felles for ulike deler av staten, bl.a. sykefravær, husleie per årsverk, overtid og gjennomsnittslønn for hhv. medarbeidere og ledere. Når denne kunnskapen deles, legger det grunnlag for å lære av de mest effektive virksomhetene. Det blir lettere for både departementer og virksomheter å se hvor ressursene brukes effektivt, og hvor de brukes mindre effektivt. (Boks 7.1, s 174).

Samspill mellom stat, fylkeskommune og kommune

Et godt samspill mellom stat, kommune og fylkeskommune er en forutsetning for en effektiv offentlig forvaltning. Kommunereformen kan gi et bedre grunnlag for å redusere sektorstyringen av kommunene. Det bør uansett foretas en gjennomgang for å klargjøre ansvarsdelingen mellom kommunale og statlige oppgaver. Tiden er også moden for en reform i fylkesstrukturen med sikte på markant færre og større regioner. Som ledd i en slik reformprosess må regional statlig forvaltning gjennomgås med sikte på bedre samordning og et mer effektivt og ensartet mønster i regional organisering.

Effektive og innovative offentlige innkjøp 

Offentlige anskaffelser kan og bør være en kilde til innovasjon og produktivitetsforbedringer i offentlig sektor. Kommisjonen mener det er behov for forenklinger av loven om offentlige anskaffelser. Det bør være færrest mulig andre mål enn effektiv ressursbruk. Kommisjonen understreker betydningen av ledelsesforankring og innkjøpsfaglig kompetanse i virksomhetene for gjennomføringen av effektive anskaffelsesprosesser.

Bruk teknologi og realiser gevinster 

Det bør gis en tydelig overordnet «marsjordre» om at løpende innovasjon i organisering, teknologibruk og tjenesteytelser forventes, og at gevinster skal hentes ut og gi rom for nye tilbud. Øverste politiske ledelse må være ansvarlig for å se til at slike prosesser pågår. Det vil være store samfunnsmessige gevinster ved å øke digitaliseringen i den enkelte offentlige virksomhet, samtidig som det legges til rette for bedre samhandling mellom IKT-systemer i ulike deler av offentlig forvaltning. I valget mellom ulike prosjekter bør samfunnsøkonomisk lønnsomhet brukes som rangeringskriterium. Det synes generelt å være behov for en sterkere sentral styringsstruktur for digitalisering i offentlig forvaltning. Kommisjonen ser at Digitaliseringsrådet, som er etablert fra 1. januar 2016, kan være et godt tiltak som kan bidra til god innretting av IKT-prosjekter som igangsettes og til å redusere risikoen i prosjektene. Sammen med innføring av obligatorisk prosjektmodell kan Digitaliseringsrådet bidra til å spre beste praksis for god prosjektplanlegging, gjennomføring, og med det legge til rette for effektiv realisering av gevinster. Kommisjonen stiller imidlertid spørsmål ved effekten når ordningen er frivillig å bruke. Det bør vurderes hvorvidt Digitaliseringsrådet bør kvalitetssikre alle digitaliseringsprosjekter under 750 mill. kroner, som er omfattet av kravet til prosjektmodell. Kommisjonen mener det kan være hensiktsmessig å se ordningen for medfinansiering av digitaliseringsprosjekter sammen med Digitaliseringsrådet, slik at rådet også kvalitetssikrer prosjekter som skal tildeles midler. Prosjektene vil da være gjenstand for Digitaliseringsrådets prøving, og videre oppfølging av status og gevinstrealisering.

I oppsummeringen av kommisjonens første rapport understreket de behovet for å etablere tilstrekkelig bred politisk støtte for å kunne gjennomføre større reformer. Det er viktig med god kommunikasjon med grupper som særlig berøres av reformene. Samfunnsøkonomiske gevinster ved reformer, og også kostnader ved mislykkede reformer, kan være store.

Klikk her hvis du vil lese mer om Produktivitetskommisjonen og deres andre rapport.