Gode råd for å løse digitale knuter

Etter å ha gitt nesten 200 anbefalinger har Digitaliseringsrådet oppsummert sine erfaringer. Rådets andre erfaringsrapport løfter blant annet frem det å inkludere brukerne, samarbeide på tvers, skape fornyelse og ta ut gevinster underveis.

Faksimile av forsiden av Digitaliseringsrådets Erfaringsrapport 2017Digitaliseringsrådet inviterte til frokostseminar 25. oktober hvor de lanserte sin erfaringsrapport for 2017. Rapporten oppsummerer rådets erfaringer fra oppstarten i januar 2016. Digitaliseringsrådet har møtt 26 prosjekter og programmer underlagt tolv forskjellige departementer og 23 virksomheter. Totalt har de gitt nesten 200 anbefalinger til prosjekter på mellom 10 og 200 millioner kroner. På tross av variasjonen i størrelse oppleves utfordringene som ganske like.

Nedenfor gir vi vår oppsummering av hva Digitaliseringsrådet mener skal til for å lykkes med digitaliseringsprosjekter.

Samarbeid med utgangspunkt i en helhetlig forståelse av brukernes behov

Digitaliseringsrådet konstaterer at samarbeid både innenfor og på tvers av sektorer er krevende. På tross av gode intensjoner hos virksomhetene viser det seg at samarbeid er vanskelig å få til i praksis. For å etablere velfungerende samarbeid anbefaler rådet å:

  • La felles brukere være utgangspunktet for samarbeidet: Gjennom å avdekke brukernes behov og tenke helhetlige tjenestekjeder på tvers av virksomheter og sektorer blir det tydeligere hvorfor samarbeid er nødvendig. Et klart definert behov er det beste utgangspunktet for samarbeid.
  • Beskriv roller og ansvar i samarbeidet, og sørg for at det er kjent hos alle: Samtlige aktører i samarbeidet må vite hva de selv har ansvar for, og hva de kan forvente av andre.
  • Plasser ledere som har ansvar for samarbeidet i styringsgruppen: Lederne må ta ansvar utover egne virksomhetsgrenser, og ta nødvendige beslutninger underveis. Som en av innlederne sa: «Hvis ikke topplederne er overbevist om at man skal samarbeide kan man skyte en hvit pil etter det.»

Jobb systematisk og praktisk med gevinstrealisering, og se utover egen virksomhet

Gevinstrealisering oppleves ofte som vanskelig å få til i praksis. En av innlederne uttalte at «Gevinstrealisering er en hodepine for oss alle, og gjør at man har lyst til å åpne blomsterbutikk fremfor å være toppleder i staten.». Men det trenger ikke være så vanskelig. Rådet anbefaler at man:

  • Gjør målene målbare og tallfester de interne gevinstene: Målene må være konkrete og forståelige. Klarer du ikke å snakke om prosjektmålene dine uten manus er de for kompliserte. Husk på å konkretisere gevinstene, og bekreft anslagene hos de som skal ta dem ut.
  • Tar ut gevinster underveis i prosjektene: Få på plass et system for gevinstrealisering tidlig i prosjektet og begynn å realisere gevinster så tidlig som mulig, gjerne underveis i prosjektet. Identifiser lavthengende frukter og prioriter de gevinstene som gir størst effekt.
  • Legger til rette for gevinstrealisering når gevinstene kommer i andre virksomheter: En viktig del av arbeidet med gevinstrealisering i tidlig fase består i å kartlegge hvor gevinstene vil oppstå. Det er viktig at også gevinster som oppstår utenfor egen virksomhet identifiseres, og at det legges til rette for realisering og måling.

Skap fornyelse gjennom kreativ dialog med brukere og leverandører, og ikke la dagens lovverk være til hinder

Prosjektene ber sjelden om råd knyttet til behov, mål og løsning, men det er dette Digitaliseringsrådet gir flest anbefalinger om. Å fornye er å skape mer gjennomgripende endringer enn det å digitalisere noe som eksisterer fra før. For å få til det bør man:

  • Involvere brukerne tidlig: Gjennom å faktisk sjekke ut med brukerne hva behovet er kan man få utvidet perspektivet og få kreative ideer til hvordan behovet kan løses på andre måter enn man kanskje opprinnelig hadde tenkt.
  • Dra nytte av andres kompetanse: Gjennom dialog med andre som har relevant erfaring, både virksomheter og leverandører, kan man få nye og interessante innspill til konseptene man vurderer.
  • Tenke utover dagens lover og regler: For å fornye må man se det store bildet, og vite hvilken del av dette bildet man har tenkt å løse. Og man må ikke la seg begrense av dagens lov- og regelverk, men tvert imot være en pådriver for forenkling.

Departementene må bidra til å løse knutene

Departementene har en viktig rolle i digitaliseringen av offentlig sektor, og har flere av virkemidlene som skal til for å løse digitaliseringsknutene. Digitaliseringsrådet har erfart at en del departementer er usikre på hvordan de skal styre og følge opp digitaliseringsprosjekter. Digitaliseringsrådet gir derfor noen tydelige anbefalinger også til departementene:

  • Departementene må oppmuntre virksomhetene til å fornye seg, og samtidig gi dem handlingsrom til å faktisk gjøre det. Detaljerte oppdrag som hindrer kreativitet i virksomhetene bør unngås, og digitalisering må behandles som en kjerneoppgave.
  • Departementene må være pådrivere og støttespillere for samarbeid både i og mellom sektorer, og premiere virksomhetsledere som har mot til å løse flere utfordringer enn det de i utgangspunktet blir målt på. Flere av innlederne nevnte at det ville være en god start om departementene begynte med porteføljestyring innenfor eget departementsområde.

Digitaliseringsrådets erfaringsrapport 2017